Welcome® implementa un ambicioso proyecto de control de acceso sin contacto en propiedad horizontal

El reto no era pequeño, por ejemplo, era necesario controlar el ingreso de visitantes en cuatro torres de oficinas, cada una con al menos tres puntos de registro, además de la gestión y almacenamiento de los datos de más de 3000 personas que ingresaban al día a estas instalaciones. 

¿Qué hace que este caso sea tan especial?

3 características de la solución de Welcome® fueron fundamentales para el éxito del proyecto: :

1. La buena sinergia entre Welcome® y el integrador, que permitió una comunicación fluida para planear el proyecto y solucionar posibles inconvenientes que surgieran en la implementación.
2. La realización de estudios previos a la instalación que conllevó a un diseño eficiente, logrando así que la instalación de controladores de ingreso físicos y las integraciones con Welcome® funcionara sin ningún contratiempo.
3. Gracias a la sinergia creada por el equipo de Welcome® y el equipo de  la empresa integradora, se organizaron visitas presenciales que resultaron muy efectivas en el seguimiento constante del proyecto y en la respuesta ágil y pertinente durante cada fase de este.

¿Cuál era la necesidad del cliente?

La mayor preocupación del cliente en ese momento era evitar los cuellos de botella en las recepciones, por lo que la solución ideal para controlar el acceso de los visitantes era que las personas pudieran hacer un pre-agendamiento e ingresar solamente con su cédula o un código QR.

Aunque en el momento de la ejecución del proyecto no se previó lo que pasaría en el 2020 con el COVID-19, definitivamente, haber pensado en tecnología de acceso sin contacto fue la decisión más acertada, pues hoy en día el edificio cuenta con excelentes condiciones de seguridad para todos sus visitantes. 

¿Y cómo lo solucionó Best Technologies con Welcome®?  

Gracias al buen trabajo en equipo y a la realización de estudios previos, se identificaron las necesidades de los clientes finales. Como respuesta a este análisis se opta por:

1. Sistema de pre-agendamiento de visitantes

Esto optimiza el proceso de ingreso de los visitantes a cada edificio, evitando tiempos extensos de registro y largas colas para ingresar. Además, en el momento en que el visitante ingresa, Welcome® envía un email automáticamente notificando que la visita ya se encuentra en las instalaciones a la persona que lo agendó.

2. Notificación al correo electrónico del visitante

Confirmando la cita y con su respectivo código QR que le permite el acceso a las instalaciones.

3. Lectura de cédula o código QR

De esta forma, el visitante que asiste a su cita simplemente se presenta en el torniquete, se lee su cédula o su código QR y se valida en la base de datos si dicha persona tiene o no autorización.

Impacto de la solución de Welcome® en los proyectos de esta administradora de propiedad horizontal

Sin duda, contar con un sistema que agilice el acceso y evite la aglomeración de 3000 personas cada día representa un impacto significativo en el tiempo de atención y logística eficiente en las recepciones de cualquier edificio o entidad.

Otro impacto positivo es contar con alternativas en caso de que algún visitante no tenga su documento, mediante la creación de un código QR que facilite el acceso sin afectar la seguridad. 

Y, por último, pocos sistemas de control de acceso cuentan con un servidor suficientemente robusto para almacenar y recuperar la información pertinente y así generar reportes de control y seguimiento en proyectos de esta envergadura.

Welcome es la puerta de entrada y le da la bienvenida a la nueva productividad, una basada en soluciones livianas y escalables, que crea todos los días nuevas oportunidades, cuando todas las puertas parecen estar cerradas.

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BEST TECHNOLOGIES creó una solución que va desde un eficiente sistema de acceso a un nivel más profundo de información estadística para la toma de decisiones que pueden impactar otros ámbitos del negocio.

Esta compañía cuenta con más de 15 años de experiencia en el desarrollo de WELCOME®, el software especializado en el control de visitantes y contratistas No. 1 de Latinoamérica, que se integra con las marcas mundiales más importantes de control de acceso, además de contar con soluciones verticalizadas como Corp, Gov, Care, Arena, Home y desarrollos a la medida para grandes proyectos.

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