Fracttal, una app de gestión de activos que mejora la rentabilidad en empresas de seguridad electrónica

Uno de los grandes retos a los que se enfrentan día a día las empresas integradoras del sector de la seguridad electrónica es el de prestar un óptimo mantenimiento a los equipos que componen las soluciones que les han instalado a sus clientes.

Estar encargados del mantenimiento significa que se les ha confiado una enorme responsabilidad y que, para responder a esta, deben ejecutar las tareas en los tiempos establecidos así como contar con personal capacitado y comprometido con su labor. 

Pero esta responsabilidad va más allá del cuidado de los equipos, pues de un buen mantenimiento depende la estabilidad de varios sistemas críticos para el cuidado de las personas, la información y los activos dentro de una organización empresarial. 

Algunas de las necesidades más sentidas de los integradores de la seguridad electrónica son: conocer el estado actual de cada uno de los equipos instalados, sus porcentajes de falla, el modo adecuado de hacer los mantenimientos, así como tener la capacidad de entregar a los clientes informes de gestión de fácil interpretación para los cargos directivos y con datos de valor para la toma de decisiones de carácter gerencial. 

Garantizar un adecuado servicio de mantenimiento no solo asegura a personas y bienes dentro de las organizaciones, sino que además representa un gran valor agregado para las compañías integradoras que cuenten con las mejores herramientas de gestión para ejecutar de la mejor forma esta importante misión. 

En resumen: cuanto mejor sea el desempeño de estas empresas, mayores serán las posibilidades de desarrollar negocios grandes e importantes que les ayuden a crecer.

La buena noticia para las empresas integradoras encargadas de tareas de mantenimiento es la existencia de Fracttal, una app de gestión y mantenimiento de activos, 100 % cloud, con el respaldo de la nube de Azure de Microsoft y estandarizada bajo la norma ISO 55000 referente a sistemas de gestión de activos.

Esta aplicación permite llevar un control muy detallado de cada una de las actividades relacionadas con el mantenimiento de equipos, así como hacer seguimiento de indicadores clave para la productividad y eficiencia de las empresas integradoras de seguridad electrónica.

Hoy en día Fracttal es un software muy usado en la industria de servicios, en la que hay un gran despliegue de personal y de información. 

Su implementación en empresas de seguridad electrónica, desde el nivel de fabricantes, hasta integradores y distribuidores, agrega valor a la operación de estas compañías, en la medida en que elimina la necesidad de los re-procesos administrativos y permite hacer trazabilidad de una enorme cantidad de factores determinantes para su buen funcionamiento y para una óptima atención de sus clientes.

Fracttal es un software desde el cual se pueden administrar diversas tareas relacionadas con la gestión de activos, como por ejemplo conocer, sistematizar, dar seguimiento y tener acceso fácil y rápido a los planes de mantenimiento que deben ejecutarse en los equipos, a las guías que indican la forma correcta de hacer estas tareas, así como ejecutar órdenes de trabajo, dar seguimiento a las tareas de mantenimiento, monitorear el tiempo de trabajo en campo de los operarios, etc.

Veamos más en detalle las funciones de esta aplicación.

Principales funcionalidades de Fracttal para las empresas de seguridad electrónica

1. Módulo de tareas y mantenimiento

Este es el módulo core de Fracttal, además de ser uno de los que presta una mayor utilidad a las empresas de seguridad electrónica, pues cuenta con una función que permite, por ejemplo, cargar los planes de mantenimiento completos para CCTV.

Esto significa la sistematización de las tareas fijas de mantenimiento de los equipos de seguridad electrónica.

A la par que la aplicación da aviso a los encargados cuando ha llegado el momento de hacer un mantenimiento, entrega información consolidada del tiempo estimado de la tarea, el checklist de actividades que se deben ejecutar adecuadamente en el proceso de mantenimiento de un equipo,, el datasheet, el manual y el plano de cada uno de los equipos.

El sistema genera un cronograma de mantenimiento basado en estos planes, desde allí se activan tareas de forma automática y se les asignan a los técnicos, quienes las ejecutan siguiendo las instrucciones de la app, con el resultado de un mejor y más rápido desempeño en sus visitas a los clientes.

Por su parte, los supervisores pueden acceder a esta información en tiempo real y los clientes obtener un reporte en .pdf enviado a su correo o a través de Whatsapp, en el que conocerán con exactitud qué tareas se ejecutaron durante el mantenimiento y podrán calificar el servicio y firmarlo digitalmente.

Cuando se cierra cada una de las órdenes de trabajo ya no es posible modificarlas ni eliminarlas, de tal modo que esta información puede ser usada de forma completamente confiable para procesos de auditoría. 

2. Módulo hoja de vida activos, contratistas y recursos humano

Fracttal permite llevar hojas de vida de cada uno de los activos de una compañía de principio a fin, por ejemplo, se puede registrar esta información de una cámara de videovigilancia: nombre o referencia del equipo, fabricante, modelo, serial, contratistas asociados a la gestión de mantenimiento, lista de repuestos y suministros para el mantenimiento del equipo.

También se pueden crear hojas de vida para el recurso técnico y humano, bien sea de la mano de obra directamente empleada en las compañías o de contratistas involucrados en la gestión del activo.

Por último, desde este módulo también se puede gestionar la documentación de empleados o contratistas: seguridad social y riesgos profesionales, certificado de trabajo en alturas, exámenes médicos, licencias de conducción, etc.

El principal beneficio de esta función es generar alertas respecto a las vigencias, renovaciones y pagos relacionados con cada uno de estos documentos. 

3. Módulo de solicitudes de trabajo

Este módulo permite a los clientes generar tickets para que por medio de la plataforma reporten todas las novedades de mantenimiento que tienen. 

Tener trazabilidad de estos reportes hace posible saber cuánto dinero se ha gastado en la gestión de los distintos activos y tomar decisiones estratégicas, como por ejemplo determinar, a partir de la cantidad de fallas reportadas por ciertos equipos, si resultaría más económico reemplazarlos.

4. Módulo de almacenes 

El control de inventarios es otro aspecto crítico de los distribuidores e integradores de seguridad electrónica por cada una de las líneas de inventario es necesario conocer el stock, los costos relacionados, los puntos de reorden en el almacén, los máximos y mínimos de inventario. 

Fracttal permite generar alertas para saber cuándo hay demasiado producto o cuándo el almacén está por debajo del nivel mínimo. 

5. Módulo de monitoreo

Este permite llevar control y hacer medición de variables de campo como temperatura, número de horas, kilometraje, humedad, presión o cualquier variable que requiera de seguimiento, para hacerle mantenimientos o ajustes a los equipos.

Por ejemplo, es aplicable a vehículos o cuartos técnicos: a los primeros se les puede instalar un GPS para conocer su ubicación, la velocidad a la que avanzan o la distancia que han recorrido, también ofrece alertas de mantenimiento, por ejemplo cuando el medidor de un carro registre un número de kilómetros dispara una alarma para el cambio de aceite. 

En cuartos técnicos, por ejemplo, permite controlar la temperatura del aire acondicionado y así evitar picos que ocasionen el apagado de los servidores.

Fracttal mejora tres indicadores de la gestión de activos de las empresas

El uso de Fracttal en empresas de servicios de diferentes sectores ha impactado de forma positiva en tres indicadores: de mantenimiento técnico, económicos y de productividad. 

Juan Carlos Sáenz, Gerente Comercial de Fracttal para Colombia y Centroamérica.

Los resultados acerca de su impacto indican que las compañías que lo implementan mejoran su productividad hasta en un 35%, disminuyen los paros inesperados de equipos hasta un 55% y mejoran los procesos de compra hasta un 18%: “todo esto traducido a dinero significa un ROI (Retornos de Inversión) del 0.5 y 3.5% sobre el EBIDTA de las compañías, lo hemos medido en una muestra aproximada de 200 clientes”, señaló Juan Carlos Sáenz, Gerente Comercial de Fracttal para Colombia y Centroamérica.

El control sobre estos indicadores permite a los clientes de las empresas de seguridad electrónica tomar decisiones estratégicas: “el uso de Fracttal permite a las empresas implementar mantenimientos de tipo preventivo y dejar de ‘apagar incendios’, les ayuda a mejorar la disponibilidad y el funcionamiento de los equipos y a disminuir el costo y el riesgo de fallo de estos”, agregó el ejecutivo. 

Hoy en día cada vez es más importante para las empresas, a todo nivel, disponer de la información organizada de la forma más rápida posible, preferiblemente en línea, para así poder ofrecer reacciones inmediatas a las posibles fallas. 

De la inmediatez de la respuesta de las empresas integradores y de los insights de valor que entreguen a sus clientes es que resultarán las buenas decisiones gerenciales que permitirán preservar la integridad de personas, equipos e información, una misión muy importante y fundamental en la cadena de valor de la seguridad electrónica, así como mejorar las ganancias para todos.