4 recomendaciones de HID para que las organizaciones garanticen un retorno seguro al trabajo

Que el proceso de reapertura sea seguro depende en gran parte de las estrategias de bioseguridad, distanciamiento social, restricciones de ocupación y actividades de limpieza y desinfección como las políticas de higiene de manos que se establezcan. 

Estas son algunas de las recomendaciones de HID para ayudar a las organizaciones a tomar medidas preventivas para un retorno seguro al trabajo a través de tecnologías de identificación.  

1. Preparar el lugar de trabajo 

Si bien ya se han levantado varias restricciones para las empresas y las áreas públicas en la mayoría de países de América Latina, antes de cualquier retorno a la vida laboral es necesario hacer un estudio completo del edificio o de las oficinas. 

Es necesario hacerse las siguientes preguntas: ¿cuáles empleados, contratistas o visitantes regresarán? ¿Cuándo y bajo qué medidas?

Como regla general, debe empezarse por introducir no más del 30 % de los empleados en las instalaciones.

También debe considerarse la posibilidad de modificar el diseño de la oficina para lograr una distancia adecuada entre cubículos, puestos de trabajo y empleados. 

Asimismo, hay que definir las entradas, las salidas y los pasillos de tránsito,y preferiblemente diseñarlos para que se usen en un solo sentido.

Si bien el tema de la densidad y número de trabajadores depende de las necesidades de cada institución, y sobre todo de las dimensiones y características del lugar de trabajo, existe tecnología que puede ayudar a los administradores a gestionar ese personal. 

Una forma sencilla de hacerlo es mediante un sistema de gestión de visitantes: incorporar una plataforma que permita desplegar flujos de trabajo de manera digital, tales como el auto-registro de visitantes, la regulación del acceso, tanto al edificio como a los recursos informáticos de la empresa; todo esto bajo los horarios de trabajo y protocolos establecidos. 

2. Automatizar el distanciamiento social en el lugar de trabajo

A medida que los empleados vayan retomando sus labores, debe buscarse la manera de garantizar que los protocolos de bioseguridad se estén cumpliendo. Existe una tecnología llamada servicios de localización que aprovecha los entornos IoT (internet de las cosas) para ayudar no solo a localizar a los usuarios, sino a crear reglas internas para automatizar el distanciamiento. 

Los administradores de edificios pueden definir políticas de distanciamiento y parámetros de alerta. También, crear zonas con perímetros virtuales (en zonas geográficas reales) alrededor de áreas de alto tráfico (salas de descanso, pasillos, vestíbulos) con el fin de reducir al mínimo las aglomeraciones. 

Asimismo, estos servicios de localización permiten crear sistemas que alerten a los empleados cuando se encuentran a menos de dos metros de distancia de otra persona durante un determinado período de tiempo.

Esto es posible gracias a la interacción con otras tecnologías de localización, como las balizas de seguridad (conectadas vía Bluetooth), las cuales se pueden ligar con las credenciales de los usuarios para hacer un completo registro digital de la ubicación y el historial de las interacciones del empleado mientras estuvo en el trabajo. 

La gestión digital del distanciamiento social es clave para fomentar los cambios de comportamiento necesarios para crear un entorno en el que los empleados se sientan seguros y cómodos. 

3. Disminuir los puntos de contacto 

Antes de hablar de los puntos de contacto, es importante implementar políticas que aseguren que los empleados, contratistas y otro personal sean examinados antes y durante su visita. 

La verificación de la temperatura, por ejemplo, es obligatoria en muchas organizaciones, inclusive varias veces al día. Esto aplica a las interacciones en las bahías de entrega, así que las políticas y el monitoreo deben extenderse a estas áreas.

Dicho esto, para mantener los espacios seguros es fundamental reducir los puntos de contacto en superficies comunes como grifos, puertas, manijas de cafeteras, elevadores, etc. 

Hay diferentes soluciones de acceso seguro que permiten crear una experiencia sin contacto como las puertas automáticas, torniquetes, tarjetas de identificación y acceso móvil.  

El hecho de portar una identificación en un teléfono o dispositivo móvil suma mucha conveniencia para ejecutar todo este tipo de protocolos. Hay compañías que ya implementan sistemas para que los usuarios puedan autenticarse de manera segura en un parqueadero, un torniquete, una oficina o inclusive en un elevador, con una misma identificación móvil, sin tener que tocar ninguna perilla, botón o lector. 

Este tipo de tecnología permite además la creación de soluciones adicionales sin contacto, las cuales se pueden aplicar en máquinas expendedoras que no requieren dinero en efectivo; en el registro de ingreso, asistencia o en el ingreso lógico. 

Ahora bien, si por razones de seguridad hay zonas que requieren la protección de un acceso biométrico, vale la pena mencionar que existe tecnología biométrica dactilar que acepta productos de limpieza con concentración de hasta 70 % de etanol o isopropanol, garantizando la higienización de los dispositivos en cada uso, sin comprometer la vida útil del aparato, ni su rendimiento en los casos donde el usuario tiene alcohol en gel en sus dedos. 

4. Más allá de la tecnología 

Finalmente, otra de las claves para las empresas y negocios en este momento es contar con un aliado tecnológico que les ayude a cumplir con esta clase de requisitos. 

Por esta razón, bien sea que se trate del administrador de un edificio o del encargado de proveer de tecnología a una empresa, es fundamental mantener una comunicación proactiva para estar seguros de que se han tomado las medidas adecuadas. 

De igual manera, es importante comunicarles a los empleados sobre cualquier cambio de política antes de que suceda y el razonamiento detrás de la nueva medida.

Si bien todos preferiríamos saber exactamente cuánto tiempo continuará la contingencia, la realidad es que es un momento de muchas incógnitas

Aunque no existe una fecha de vencimiento exacta para ejecutar estos protocolos, quedarán en la memoria colectiva los esfuerzos que hicieron las instituciones para garantizar que las personas tuvieran una experiencia más segura, sin comprometer su privacidad. 

Es justo añadir que, independientemente del tema de la pandemia, este tipo de soluciones continuarán vigentes por muchos años, gracias a sus beneficios tanto a nivel de seguridad como en el análisis de datos para optimizar los procesos laborales. 

En un momento social y económico único en la historia de la humanidad, la innovación y la creatividad a la hora de desarrollar soluciones marcarán la diferencia y rumbo de las empresas. De ahí la importancia de buscar compañías con la experiencia y el respaldo para crear soluciones que no solo sean efectivas, sino intuitivas e inteligentes.