VMS: Problemas comunes y cómo solucionarlos para un funcionamiento óptimo

Los VMS han evolucionado hasta convertirse en herramientas fundamentales para la gestión de videovigilancia en empresas, infraestructuras críticas y espacios públicos. Sin embargo, los problemas en su instalación, configuración y mantenimiento pueden comprometer su rendimiento y seguridad. Algunos errores pueden causar pérdida de video, fallos en la integración con otros sistemas o dejar brechas de ciberseguridad. En este artículo analizamos las principales causas de fallos en los VMS, los desafíos que enfrentan los integradores y las mejores estrategias para garantizar una operación eficiente y sin interrupciones, con base en esto puntos: 

• Problemas comunes con los VMS
• Procesos clave en la implementación de un VMS 
  • Problemas y soluciones relacionados con la instalación y configuración inicial
  • Problemas en la puesta en marcha y ajustes finos
• Problemas en el funcionamiento y mantenimiento
• Cómo sostener el VMS en el tiempo para que funcione correctamente
• La implantación de software también implica buenas prácticas 
   

Problemas comunes con los VMS 

Fuente: ifsecglobal.com

Los sistemas de gestión de video (VMS) son uno de los componentes más importantes en la videovigilancia, puesto que permiten la administración del sistema, no solo de las cámaras, sino también de los equipos de almacenamiento, grabación, gestión de alarmas, notificaciones, análisis de datos, integración con mapas, videowall e integración con otros subsistemas como controles de acceso, alarmas y detección de incendios.

Sin embargo, su implementación y mantenimiento pueden presentar diversos desafíos. Luego de revisar múltiples casos y la experiencia de campo, podemos agrupar los problemas más comunes en cada etapa del ciclo de vida de un VMS de la siguiente manera:

• Fallas de hardware
• Errores de configuración
• Problemas de red
• Software desactualizado
• Ataques cibernéticos

Las fallas de hardware pueden estar relacionadas con discos duros defectuosos, servidores sobrecargados o fallos en fuentes de alimentación pueden afectar la estabilidad del VMS.

Una de las mayores fuentes de errores en los VMS obedece a fallos de configuración, como parámetros mal ajustados en visualización, grabación, compresión o asignación de almacenamiento, y en la integración con otros subsistemas, lo que puede provocar fallos en el desempeño. De acuerdo con nuestra experiencia, estos fallos, que no son propiamente del software, ocurren con mayor frecuencia debido a la falta de formación y conocimiento técnico del producto por parte de quien realiza la instalación.

Ahora bien, un mal diseño o una falla en la especificación de los proyectos relacionados con los requerimientos de red es otra fuente de fallos, o mejor dicho, de un mal funcionamiento o desempeño del sistema. Aspectos como el ancho de banda insuficiente, latencias altas o interrupciones en la conectividad afectan de forma importante la transmisión y almacenamiento de video.
Una vez instalado, el software requiere mantenimiento con el tiempo. Existe una creencia generalizada de que el software no lo requiere, pero esto es un error. Así como el hardware requiere revisiones y actualizaciones, también el software las necesita. No aplicar actualizaciones de funcionalidades, de seguridad y mejoras en general puede dejar vulnerabilidades abiertas y causar fallos en la operatividad del sistema.

Se ha comprobado que los VMS son atractivos para los ataques cibernéticos. Tener contraseñas débiles, configuraciones inseguras y falta de monitoreo pueden hacer que el VMS sea un objetivo para ataques maliciosos, especialmente en sistemas de seguridad pública y de infraestructura crítica.

Procesos clave en la implementación de un VMS

Fuente: genetec.com

En todo proceso de instalación de un VMS hay tres procesos clave y en cada uno se pueden presentar fallos. Estos son:

• Instalacion y configuracion inicial 
• Puesta en servicio y ajustes finos
• Funcionamiento posventa y mantenimiento

Problemas y soluciones relacionados con la instalación y configuración inicial

• Compatibilidad con hardware y cámaras :No todos los VMS son compatibles con todas las cámaras IP. Es fundamental verificar la lista de compatibilidad del fabricante y optar por cámaras certificadas o que cumplan con estándares como ONVIF. Antes de iniciar el proceso de instalación, este punto ya debería estar claro desde la especificación de la solución. Usualmente, la gran mayoría de los fabricantes de VMS generan listas de compatibilidad con equipos como cámaras, grabación e integración con terceros.
  Cuando se trata de retomas, es decir, sistemas que ya están implementados, se requiere una revisión previa de los equipos existentes, teniendo en cuenta las versiones de firmware, ya que pueden existir versiones de equipos muy antiguas que no son compatibles, incluso dentro de la misma marca.

• Requerimientos de red y almacenamiento mal dimensionados: Una mala planificación puede generar latencias y pérdida de video. Se recomienda calcular el ancho de banda y la capacidad de almacenamiento considerando TODA la cantidad de cámaras, la resolución y los días de retención.
  Para los casos de transmisión de video multisitio, se debe considerar el ancho de banda mínimo que haga el producto viable, es decir, que quienes van a utilizar el video de forma remota y centralizada puedan trabajar con una calidad de recepción de video aceptable para su labor. En estos casos, se recomienda la grabación en sitio como premisa y la grabación centralizada como contingencia.

• Problemas con el licenciamiento o activación del software: Este es un punto crítico, ya que muchas veces hay vacíos en la comunicación entre fábrica, distribuidor e integrador. Muchos VMS requieren licencias específicas por cada cámara, grabador (analógico) o funcionalidad con análisis de video. Es importante validar con el proveedor qué tipo de licencias se necesitan y asegurarse de que están correctamente activadas.

Problemas en la puesta en marcha y ajustes finos

• Configuración incorrecta de grabación y retención de video: Un ajuste inadecuado puede llevar a la pérdida de grabaciones importantes. Se recomienda definir políticas claras de grabación continua o por eventos y ajustar la retención según los requerimientos legales y operativos. Por ejemplo, las cámaras en puntos críticos, como puntos de pago, recepción de personas, áreas de despachos o de recibo de mercancías, pueden tener grabación continua durante los períodos de trabajo, y en inactividad o festivos, solo por detección de movimiento.
  En el caso del análisis de video, las cámaras se pueden configurar para que la grabación sea en la más alta calidad de imagen, y mientras no se activen los análisis de video, la grabación sea en una calidad de menor resolución.

• Fallos en la integración con otros sistemas de seguridad: Integrar el VMS con control de acceso, alarmas u otros sistemas puede ser complejo. Para evitar incompatibilidades, se debe utilizar plataformas abiertas y probar previamente la integración en un entorno de prueba, además de verificar los protocolos de comunicación entre ambos subsistemas.
  Es posible que también se requieran drivers o gateways físicos para la integración. Usualmente, los fabricantes brindan esta información, pero en muchos casos no se tiene en cuenta por falta de conocimiento. Es ahí donde cobran valor las certificaciones técnicas y la experiencia del instalador o integrador.

• Problemas con la conectividad remota y acceso a clientes móviles o web: Acceder al VMS de manera remota puede verse afectado por configuraciones de firewall o la falta de apertura de puertos. Se recomienda utilizar conexiones seguras, como VPN o autenticación multifactor (MFA), para evitar vulnerabilidades.

Problemas en el funcionamiento y mantenimiento

• Caídas del sistema por falta de actualizaciones o mantenimiento: No actualizar el software del VMS puede generar errores y vulnerabilidades de seguridad. Es recomendable implementar un plan de mantenimiento que incluya actualizaciones periódicas y monitoreo del estado del sistema.
  Teniendo en cuenta que lo anterior puede implicar exponer el sistema a Internet, lo cual no es recomendable debido al riesgo de ciberseguridad, se pueden implementar VPN (Red Privada Virtual) para establecer un canal más seguro de soporte y actualizaciones, o soluciones VSaaS para proyectos que puedan tener viabilidad técnica y operativa para migrar a la nube.

• Gestión ineficiente del ancho de banda y sobrecarga de red: Un VMS mal configurado puede saturar la red, así como también el crecimiento no calculado o proyectado. Para optimizar el tráfico, se deben emplear técnicas como grabación en el borde (edge recording), compresión de video eficiente (H.265) y configuración adecuada de bitrate, además de una estrategia clara e informada para la proyección de crecimiento.
  Como regla de diseño, disponer de una capacidad de crecimiento de al menos el 60% es una buena práctica. Otros recomiendan hacer estimaciones de crecimiento en el tiempo, pero esto puede ser difícil de estimar debido a la cantidad de variables del cliente y su operación.

• Vulnerabilidades de ciberseguridad: Muchos sistemas VMS son objetivos de ataques cibernéticos debido a credenciales débiles o configuraciones incorrectas. Se recomienda cambiar las contraseñas predeterminadas, aplicar parches de seguridad y restringir el acceso a usuarios autorizados. Asimismo, es importante seguir las recomendaciones mínimas de ciberseguridad para videovigilancia.

Cómo sostener el VMS en el tiempo para que funcione correctamente

Una vez revisadas las causas más comunes de fallos en los VMS y para garantizar la estabilidad y operatividad de un VMS a largo plazo, se recomienda seguir estos pasos:

1. Realizar mantenimiento preventivo: Revisar el estado del hardware, limpiar componentes y monitorear el rendimiento del servidor. Establezca contratos de mantenimiento y soporte técnico con el cliente, dejando claro el alcance y niveles de respuesta y tiempos de atención ante novedades críticas, importantes y no tan importantes
2. Actualizar software y firmware: Mantener el VMS y las cámaras actualizadas para corregir vulnerabilidades y mejorar el desempeño. Tenga en cuenta que en muchos casos las actualizaciones pueden tener un costo de fábrica, incluso por tiempos, por ejemplo costo de soporte anual, o por 4 años, etc. Usualmente bajo estas modalidades las actualizaciones pueden estar incluidas pero no es la regla. Asesorese bien. 
3. Monitorear el almacenamiento: Asegurar que los discos duros tengan suficiente capacidad y verificar que la retención de video cumpla con los requerimientos establecidos.
4. Optimizar la infraestructura de red:Revisar el tráfico de red, segmentar las cámaras en VLANs y utilizar switches adecuados para evitar cuellos de botella.
5. Implementar estrategias de ciberseguridad: Configurar firewalls, utilizar autenticación multifactor y establecer políticas de acceso para prevenir ataques.

La implantación de software también implica buenas prácticas 

Evitar estos problemas en la instalación, configuración y mantenimiento de un VMS es clave para garantizar la operatividad y seguridad del sistema de videovigilancia. Siguiendo buenas prácticas y realizando un monitoreo continuo, los integradores pueden asegurar implementaciones exitosas y optimizadas para cada entorno.