Portería Virtual: Beneficios, retos y tips para su implementación

La seguridad en edificios residenciales y comerciales ha evolucionado con la tecnología, dando paso a soluciones como la portería virtual. Esta innovación permite gestionar los accesos de manera remota, optimizando costos y mejorando la seguridad mediante sistemas automatizados. Su implementación en América Latina ha demostrado ser efectiva, pero también presenta desafíos que deben abordarse para garantizar su éxito. Abordamos esta temática teniendo en cuenta: 

• ¿Por qué la portería virtual?
• Tipos de portería virtual 
• Beneficios de la portería virtual 
• ¿Cómo funciona una portería virtual?
• Cómo se implementa 
• Problemas o retos más comunes en la implementación de portería virtual y cómo solucionarlos 
  
  

¿Por qué la portería virtual?

Fuente: bogota.gov.co

Son varios los motivos por los que el mercado ha llevado al auge de este tipo de soluciones y las principales son: En los últimos años se ha venido dando un incremento en la construcción, especialmente en propiedad horizontal, esto quiere decir que se tiene una ampliación del mercado de la seguridad de forma constante. En consecuencia el número de porterías se ha incrementado, creando un panorama de inversión atractivo para empresas que incluso solo se dedican a este tipo de proyectos.

Otro impulsor de la tecnología es el incremento en el salario mínimo en países como Colombia, Argentina y Brasil llegando a un 33% en este último. Por lo tanto, tener un guarda de seguridad se volvió bastante costoso. Sumado a lo anterior, la iniciativa en varios países de la región de reducir las 48 horas laborales a 42 en un plazo de 4 años hasta el 2026, por lo tanto cada año el costo de del servicio de un guarda de seguridad va a tener 2 incrementos, el primero por el salario mínimo y en segunda instancia la reducción del horario laboral. ¿Por qué? Porque durante esas horas que un guarda no puede trabajar, tiene que entrar otra persona a reemplazar esos turnos, lo que incrementa el servicio de seguridad privada. 

La pandemia ha sido otro actor importante en el crecimiento de la portería virtual. El confinamiento generó despidos masivos en muchos sectores, incluido el de servicios de seguridad donde hubo reducción de costos por lo que esta alternativa se volvió bastante popular en varios países de la región. 

Otros factores son los sindicatos, el ausentismo y la incertidumbre por las nuevas reformas laborales. El aumento del costo de las horas extras nocturnas y los días festivos, que generan un recargo adicional importante, hace que, en algunos casos, no sea viable la continuidad del servicio presencial. 

Tipos de portería virtual 

El concepto de la portería virtual los podemos dividir en 3 formas de negocio:

• Portería remota
• Portería autónoma
• Portería híbrida

Portería remota

La portería remota consiste en un servicio que atiende a los visitantes y servicios de correo y/o domiciliarios de la copropiedad desde un centro de monitoreo remoto. Este servicio puede ser proporcionado por una empresa de seguridad o de servicios. No hay presencia de un guarda en el sitio; en su lugar, el operador atiende a los visitantes de forma remota a través de una plataforma diseñada específicamente para este tipo de servicio.

Portería autónoma

Otro modelo de negocio es la portería autónoma, en la cual es el mismo residente quien gestiona el acceso al edificio. Si alguien llega y timbra al apartamento, desde una aplicación la persona contesta, verifica quién es y decide si permite el acceso o no.

En este caso, puede haber un respaldo por parte de la empresa de monitoreo, pero no atenderá llamadas; su función será la de supervisor, monitoreando si se presenta una intrusión no deseada, un llamado de emergencia, o una situación anormal, como una puerta que se queda abierta o la activación del sistema de alarma y detección de incendios.

Portería híbrida

El tercer modelo es la portería híbrida, en la que se combinan, bajo horarios preestablecidos, los dos casos anteriores. Durante el día, el centro de control remoto atenderá a todos los visitantes, y en la noche serán los propietarios o residentes quienes atenderán a sus propios visitantes. 

Beneficios de la portería virtual 

Fuente: wex.com.ar

La portería virtual ha demostrado ser una solución eficaz para reducir costos operativos en edificios residenciales y comerciales en América Latina. Al reemplazar o complementar al personal de seguridad presencial con sistemas tecnológicos avanzados, las propiedades pueden lograr ahorros significativos sin comprometer la seguridad.

Beneficios económicos de la portería virtual

Al implementar una portería virtual, se pueden disminuir los gastos en seguridad hasta en un 70%, con un retorno de inversión estimado entre 5 y 6 meses, y una operación continua 24/7, dado que estos sistemas garantizan un control de acceso ininterrumpido, mejorando la seguridad sin los costos asociados a turnos nocturnos o adicionales.

La automatización y eficiencia son otras razones de ganancia. La integración de tecnologías como lectores de tarjetas inteligentes, reconocimiento facial y aplicaciones móviles facilita el acceso y reduce la necesidad de intervención humana constante.

Otros beneficios de la portería virtual incluyen la reducción de riesgos de suplantación o acceso no autorizado, así como el registro y control de accesos con grabación de video.

Implementaciones exitosas en américa latina

La portería virtual ha sido adoptada con éxito en varios países de la región:

• Uruguay: La empresa Foxsys ha implementado un modelo de portería virtual que monitorea múltiples propiedades desde una ubicación centralizada, integrando cámaras, sistemas de control de acceso y sensores. Actualmente, brinda servicio a aproximadamente 400 edificios en el país.
• Brasil: Desde el gobierno de Dilma Rousseff, este servicio ha tenido un crecimiento muy importante, en parte debido a los impulsores mencionados anteriormente. Además, fabricantes reconocidos de este país producen sistemas y software especiales para este tipo de proyectos.
• Colombia: Empresas como Alarmar Ltda. ofrecen soluciones de portería remota, permitiendo a conjuntos residenciales y comerciales reducir significativamente los costos asociados con la seguridad presencial.
• Argentina: La automatización de la seguridad en edificios ha ganado terreno, implementando tótems en los accesos principales que permiten la gestión remota de entradas y salidas, optimizando recursos y mejorando la seguridad.

Estas implementaciones destacan cómo la portería virtual se adapta a las necesidades específicas de cada país, ofreciendo soluciones rentables y eficientes en el ámbito de la seguridad.

¿Cómo funciona una portería virtual?

Fuente: porteroseguro.com

Sistema de Intercom

En el sitio debe existir un sistema de intercomunicación con video, mediante el cual un visitante, al presionar un botón en un tótem o intercomunicador ubicado en la entrada, puede comunicarse. Cuando el servicio se presta de forma remota, se implementan cámaras de seguridad en el perímetro cercano a la copropiedad para tener una visual completa de quién o quiénes pretenden acceder.

Comunicación

En el caso de los sistemas de portería remota, la comunicación se realiza entre un equipo que generalmente se conecta a la nube y, en la central de monitoreo, un operador remoto atiende la solicitud y verifica la identidad del visitante mediante video y audio. En la central de monitoreo, también hay un servidor conectado a la nube.

Autorización de acceso 

Dependiendo del sistema, el operador puede conceder el acceso de forma manual o validarlo con el residente a través de una app móvil. De este modo, se puede integrar un sistema de control de acceso, donde las puertas o torniquetes se abren automáticamente si el visitante tiene una autorización previa, como una tarjeta RFID, un código QR o reconocimiento facial.

¿Cómo se implementa?

Fuente: grupogamma.com.uy

La portería virtual se puede implementar en varios sectores del mercado como: 

• Conjuntos residenciales y edificios.
• Parques industriales y empresas (oficinas).
• Condominios campestres y ciudadelas cerradas.
• Centros comerciales y estacionamientos.

La implementación de una portería virtual requiere la integración de diferentes tecnologías y una correcta configuración para garantizar su funcionamiento eficiente y seguro. Es clave que estos componentes trabajen en conjunto para garantizar la seguridad y la eficiencia del acceso remoto Los principales aspectos a tener en cuenta son:

Evaluación del sitio y necesidades

Antes de instalar el sistema, se debe realizar un análisis del lugar:

• ¿Cuántos accesos deben ser controlados? (peatonales, vehiculares)
• ¿Es necesario utilizar reconocimiento facial, códigos QR, tarjetas RFID o solo un intercomunicador con video?
• ¿Cómo se gestionarán los accesos de visitantes y residentes?
• ¿Se integrará con una central de monitoreo o con una app móvil para los residentes?

Selección del Hardware y Software

Dependiendo de las necesidades del proyecto, se eligen los equipos adecuados:

Hardware

• Intercomunicador con video: Pantalla con cámara y altavoz para la comunicación con visitantes.
• Control de acceso: Lector RFID, códigos QR, biometría o reconocimiento facial.
• Cámaras de vigilancia: Para monitoreo en tiempo real y grabación de eventos.
• Sensores y automatización: Puertas eléctricas, barreras vehiculares, sensores de movimiento.
• Conectividad: Se recomienda una red estable (cableada o Wi-Fi) con respaldo en caso de fallos.

Software

• Aplicación móvil: Para que los residentes o administradores autoricen el acceso.
• Plataforma de monitoreo remoto: Permite a un operador gestionar entradas y salidas.
• Integración con VMS o BMS: Algunos sistemas pueden conectarse a plataformas de gestión de video o edificios inteligentes."

Instalación y configuración

Una vez seleccionados los dispositivos, se instalan y configuran:

• Montaje de intercomunicadores y cámaras en los accesos principales.
• Conexión de los dispositivos a la red y a la plataforma de monitoreo.
• Configuración del software: Creación de usuarios, permisos y protocolos de acceso.
• Pruebas de funcionamiento: Simulación de escenarios para verificar que todo funcione correctamente.

Infraestructura Tecnológica Disponible

Para una portería virtual eficiente, se necesita:

• Buena conexión a internet (Fibra óptica, LTE, 5G).
• Red eléctrica estable con respaldo (UPS o baterías en caso de cortes).
• Cámaras, intercomunicadores y control de acceso compatibles con el software de gestión.

Capacitación y puesta en marcha

• Se capacita a los operadores, residentes o administradores sobre el uso del sistema.
• Se implementan protocolos de seguridad y atención de emergencias.
• Se deja habilitado un canal de soporte en caso de fallos.

Mantenimiento y Monitoreo

• Revisiones periódicas para garantizar el correcto funcionamiento del sistema.
• Actualizaciones de software con mejoras de seguridad y nuevas funciones.
• Soporte técnico para la solución rápida de problemas o ajustes según necesidades.

Problemas o retos más comunes en la implementación de portería virtual y cómo solucionarlos 

Implementar una portería virtual puede traer grandes beneficios, pero también presenta desafíos que deben abordarse para garantizar su éxito. Los problemas más comunes y recomendaciones son: 

Dependencia de la Conectividad a Internet

La portería virtual requiere una conexión estable a internet para operar. Un mal servicio puede generar fallas en la comunicación, demoras en la apertura de puertas o accesos bloqueados.

Recomendaciones 

• Contratar un servicio de internet dedicado con prioridad de ancho de banda para la portería.
• Usar redundancia de conexión con un segundo proveedor o red móvil 4G/5G como respaldo.
• Configurar un modo de emergencia con claves de acceso temporales o sistemas de apertura manual.

Respaldo de energía

Si no hay respaldo de energía, el sistema puede quedar inoperativo en cortes eléctricos.

Recomendaciones 

Calcular el consumo de energía del total de los equipos que componen el sistema en sitio y especificar la UPS requerida e incluirla en el proyecto. En el centro de control se debe garantizar la continuidad del servicio mediante una subestación de energía de respaldo.

Resistencia al Cambio de Residentes o Usuarios

Algunos residentes pueden desconfiar de la tecnología o tener dificultades para usar el sistema.

Recomendaciones:

• Realizar capacitaciones y simulacros para que los usuarios se familiaricen con el sistema.
• Habilitar una línea de soporte 24/7 para resolver dudas o incidencias.
• Ofrecer múltiples formas de autenticación (tarjeta RFID, código QR, app móvil, intercomunicador).

Seguridad y Protección contra Hackers

Como cualquier sistema digital, y que hace parte del IoT, la portería virtual puede ser vulnerable a ataques cibernéticos.

Recomendaciones: 

• Implementar cifrado de extremo a extremo en la comunicación entre dispositivos.
• Mantener el software actualizado con parches de seguridad.
• Usar firewalls y autenticación multifactor (MFA) en las plataformas de administración.
• Seguridad híbrida: combinar la portería virtual con vigilancia humana en accesos críticos.

Gestión de Visitantes y Proveedores (domicilios)

Los sistemas pueden no estar preparados para la alta rotación de visitantes y entregas.

Recomendaciones: 

• Integrar un sistema de pre-registro de visitantes con generación de códigos de acceso temporales.
• Usar intercomunicadores con videollamada para validar visitas en tiempo real.
• Habilitar zonas de recepción seguras con lockers inteligentes para entregas de paquetes.

Integración con Sistemas Existentes

Algunos edificios tienen sistemas de seguridad antiguos que pueden no ser compatibles con la portería virtual.

Recomendaciones 

• Hacer un análisis de compatibilidad antes de la implementación.
• Utilizar adaptadores y controladores que permitan la conexión con sistemas más antiguos.
• Apostar por soluciones con protocolos abiertos para facilitar la integración con otros dispositivos de seguridad.

Proyectos rentables pero deben planificarse bien para su éxito y sostenibilidad en el tiempo

La portería virtual es una solución escalable y adaptable a distintos tipos de proyectos. Su correcta implementación depende de una buena planificación, la elección del hardware/software adecuado y un mantenimiento constante.

Esta solución funciona bien en lugares con control de acceso organizado, con infraestructura adecuada y con bajo riesgo de intrusión. No es la mejor opción en sitios con alta rotación de visitantes, mala conectividad o donde la presencia de un guardia es obligatoria.

Finalmente, la portería virtual es una tecnología eficiente, pero su implementación requiere una buena planificación y adaptación a las necesidades del edificio. No es una solución "plug and play" por lo que es clave considerar la conectividad, la seguridad y la aceptación de los usuarios.