Cómo resolver los problemas más comunes en sistemas de control de acceso: Guía para integradores y técnicos

El control de acceso electrónico ha evolucionado de manera muy importante en los últimos años, cada vez son más robustos y seguros convirtiéndose en una herramienta clave para la seguridad de espacios residenciales, comerciales e industriales. Sin embargo, la preparación técnica y el conocimiento para evitar fallos quizás no van al mismo ritmo de la evolución de la industria, los integradores e instaladores enfrentan una serie de desafíos técnicos y operativos que pueden complicar la instalación, configuración y mantenimiento de estos sistemas. 

Abordaremos este tema teniendo en cuenta estos puntos:

• El desafío en la instalación y puesta en marcha de los controles de acceso
• Problemas más comunes en la implementación de control de acceso electrónico
  • Problemas derivados de una infraestructura inadecuada
  • Problemas de compatibilidad entre dispositivos
  • Fallos en la configuración de la red
  • Latencia o lentitud en el sistema
  • Problemas con credenciales y lectores
  • Errores en la configuración de permisos de acceso
  • Otras recomendaciones para solucionar problemas de configuración
• Problemas comunes en la configuración del antipassback
• Problemas con las actualizaciones de firmware o software
• Dificultades en la integración con otros sistemas
• Problemas de ciberseguridad
• Mantenimiento insuficiente y falta de capacitación

El desafío en la instalación y puesta en marcha de los controles de acceso

Las dificultades durante la instalación, como cableado incorrecto o hardware incompatible, principalmente obedece a la falta de planificación previa o desconocimiento de los requisitos específicos del proyecto. Crear una lista de verificación como un checklist para la instalación y puesta en marcha del sistema de control de acceso, es un paso inicial desde el diseño de la solución.

Problemas más comunes en la implementación de control de acceso electrónico

Con base en la experiencia  y los problemas más comunes que reportan integradores y técnicos en la industria del control de acceso electrónico, los siguientes son los puntos de dolor que todo instalador o integrador debe tener en cuenta para minimizar el riesgo de ocurrencia de fallos y llevar a cabo implementaciones costo eficiente para sí mismos y para el cliente final: 

Problemas derivados de una infraestructura inadecuada

El cableado y la infraestructura física son la base del funcionamiento de un sistema de control de acceso. Una instalación deficiente puede provocar fallos frecuentes y una operación inestable. Los siguientes puntos son esenciales para que la infraestructura del sistema se ejecute con éxito: 

• Calidad del cableado: Usar cables de baja calidad puede resultar en pérdida de señal, cortes intermitentes o interferencias, revise las recomendaciones del fabricante para el cableado de las diferentes señales o elementos tales como: comunicación entre lectores y controlador, electroimanes, y periféricos como botones de salida, contactos de apertura, etc.
• Longitud excesiva: Si el cableado supera las distancias máximas recomendadas, pueden ocurrir pérdidas de señal o retrasos en la comunicación, los fabricantes especifican las distancias máximas permitidas en función de la corriente e impedancia del cable, en especial para señales de comunicación de datos. Haga uso de esta información.

• Falta de protección: Instalaciones expuestas a factores externos, como humedad, calor o interferencias electromagnéticas, pueden fallar más rápidamente, Proteja los cables de daños físicos y condiciones ambientales adversas, independizar el cableado de baja potencia con el de alta potencia eléctrica es muy importante.
• Conexiones deficientes: Conexiones mal hechas o flojas generan problemas de comunicación entre dispositivos, implemente conectores fáciles de instalar y verifique la calidad de la fijación, asegurándose de que las conexiones sean firmes y estén correctamente terminadas.

Problemas de compatibilidad entre dispositivos

Esta es una de las principales dificultades que enfrentan tanto los integradores como los técnicos independientes en implementaciones con una base instalada, ya que diferentes marcas y modelos de hardware no siempre son compatibles, especialmente cuando los sistemas no cumplen con protocolos estándar como ONVIF o Wiegand. Para estos casos, se recomienda:

• Seleccione equipos de fabricantes que soportan protocolos abiertos.
• Realice pruebas de compatibilidad antes de la instalación.
• Mantenga un inventario actualizado de las versiones de firmware y software utilizadas.

Fallos en la configuración de la red

Los problemas de conexión entre dispositivos, controladores y el servidor son muy frecuentes. En este punto hacemos referencia a las configuraciones incorrectas de red, como conflictos de IP, puertos mal configurados o insuficiente ancho de banda.

• En lo posible asigne direcciones IP estáticas a los dispositivos principales como controladores y lectores/controladores en red.
• Use VLANs para separar el tráfico de control de acceso del resto de la red.
• Documente la configuración de la red para facilitar el mantenimiento y solución de problemas.

Latencia o lentitud en el sistema

Los sistemas no siempre responden de manera inmediata, especialmente en instalaciones grandes. Una de las principales razones de esto es una configuración de red inadecuada o el uso de hardware que no soporta las cargas actuales. Para optimizar el rendimiento en instalaciones de control de acceso de alta demanda, es recomendable calcular el ancho de banda necesario, segmentar las redes en diferentes subredes y utilizar switches de red administrables en sistemas de gran envergadura. Esto puede aliviar la carga, especialmente cuando se comparten redes de seguridad con sistemas de videovigilancia.

Problemas con credenciales y lectores

Los fallos en la lectura de tarjetas, la pérdida de credenciales o el rechazo en sistemas biométricos suelen deberse a tarjetas dañadas, lectores defectuosos o problemas de configuración en la autenticación. La implementación de credenciales móviles o dispositivos de autenticación de múltiples factores puede ser una solución para estas situaciones. Aunque esto conlleva inicialmente un costo de implementación más elevado, especialmente en sistemas existentes, puede mejorar la fiabilidad y seguridad a largo plazo.

Errores en la configuración de permisos de acceso

La configuración de permisos de acceso es fundamental para el correcto funcionamiento de un sistema de control de acceso. Una mala configuración puede generar problemas de seguridad, interrupciones operativas y frustración entre los usuarios. Los permisos de acceso determinan quién puede entrar a ciertas áreas, en qué horarios y bajo qué condiciones. Estos permisos se basan en parámetros como roles, departamentos, horarios laborales y niveles de seguridad. Las configuraciones erróneas de horarios, zonas o permisos de usuario que resultan en accesos no autorizados o bloqueos innecesarios son muy comunes en especial con sistemas grandes y complejos con múltiples grupos de trabajo en la operación del cliente final, se recomienda:  

• Diseñar una matriz de permisos por cada grupo de acceso que sea clara antes de configurar el sistema, teniendo en cuenta que los horarios mal definidos pueden bloquear usuarios legítimos o permitir accesos fuera de horas laborales generando resistencia y frustración en los usuarios.
• No realice configuraciones genéricas en donde todos los empleados tienen el mismo nivel de acceso por facilidad de configuración. Esto  reduce la capacidad de limitar accesos y se expone a mayores riesgos de seguridad.
• Realizar pruebas post-configuración antes de poner el sistema en servicio y del mismo modo auditorías regulares de los permisos asignados, esto con el fin de mantener actualizada la configuración de permisos, esto es importante dado que con frecuencia ocurre que los permisos no se actualizan cuando un empleado cambia de rol, departamento o deja la empresa.
• Especificar sistemas que permitan configurar permisos dinámicos según horarios o roles y permitan automatizar tareas reduciendo errores manuales, usando sistemas que envíen alertas sobre accesos fuera de horarios definidos y que permitan la configuración de reportes que detallen accesos no usuales o intentos fallidos.

Otras recomendaciones para solucionar problemas de configuración

En conjunto con el cliente final es importante trabajar estos aspectos para que el sistema opera de forma fluida al inicio y durante la vida útil del sistema: 

• Definir políticas de acceso claras:  Un conjunto claro de políticas asegura que los permisos de acceso estén alineados con las necesidades operativas y de seguridad. Realice un análisis de roles y funciones, documentando quién necesita acceso a cada área y por qué.
• Implementar control granular de accesos:  El control granular permite ajustar los accesos de manera precisa, configurando permisos basados en roles y niveles jerárquicos, de esta forma se limite accesos a áreas críticas solo a personal esencial.
• Capacitación del personal de configuración por parte del cliente: Es importante porque muchos errores provienen de desconocimiento técnico que de una forma u otra el cliente debe manejar y para ello el instalador o integrador debe capacitar a los administradores en el uso correcto del software y las mejores prácticas de configuración.

Problemas comunes en la configuración del antipassback

Queremos resaltar este punto ya que es un punto de dolor importante. Los fallos derivados de una mala configuración del antipassback son bastante comunes. Aunque su implementación es a menudo necesaria, debe planearse y ejecutarse con mucho cuidado para evitar inconvenientes. 

¿Qué es el Antipassback?

El "antipassback" es una función de control de acceso que restringe a los usuarios de ingresar a un área si no han salido correctamente del mismo lugar, o viceversa. Es utilizado para prevenir el uso indebido de credenciales, como compartir tarjetas de acceso con otros. Por ejemplo:

• Un usuario que entra a una oficina debe registrar su salida antes de volver a ingresar.
• Si intenta ingresar nuevamente sin salir, el sistema lo bloqueará.

Recomendaciones para solucionar problemas de antipassback

• Configuración inicial precisa: Defina claramente las zonas/áreas teniendo claro cuando se está “afuera” de una área y cuando se está “dentro” del área, en especial en la programación de antipassback anidado; es decir, varios punto de control con la función activa en áreas más pequeñas dentro de áreas más grandes. Valide muy bien que los dispositivos estén correctamente configurados/nombrados, que los lectores estén etiquetados como de entrada si son de ingreso y los de salida de egreso.
• Pruebas y ajustes: Realice simulaciones para garantizar que los movimientos se registren de manera adecuada.
• Capacitación del usuario: Eduque a los usuarios sobre cómo funciona el sistema y qué hacer en caso de errores.

Problemas con las actualizaciones de firmware o software

Este es un punto en el que suelen presentarse fallas, especialmente cuando se actualiza el software del control de acceso, pero se olvida actualizar el firmware de los controladores. Esto puede causar que las actualizaciones fallen o deshabiliten temporalmente ciertas funciones. Por ello, la mayoría de los fabricantes recomiendan realizar ambas actualizaciones de manera simultánea. En muchos casos, al actualizar solo el software y no el hardware, el sistema puede seguir funcionando aparentemente de forma normal.

Dificultades en la integración con otros sistemas

Integrar sistemas de control de acceso con otras plataformas como videovigilancia, gestión de edificios, o software de terceros suele ser complicado. Esto ocurre con frecuencia en especial en proyecto de implementación de plataformas de integración en donde el sistema de control de acceso ya está implementado, básicamente se produce por la falta de APIs o problemas de interoperabilidad al intentar integrar el control de acceso con videovigilancia, alarmas o BMS (Building Management Systems). Para mitigar esto se recomienda: 

• Priorice plataformas que ofrezcan APIs abiertas y bien documentadas.
• Considere el uso de middleware o sistemas de gestión integrados como PSIM para centralizar el control.
• Capacite al equipo técnico en el uso de APIs y herramientas de integración.

Problemas de ciberseguridad

La seguridad de los datos en especial de los usuarios es crucial en control de acceso, contraseñas predeterminadas, software desactualizado o falta de protección en las comunicaciones, son las brechas de seguridad más comunes. En este aspecto es importante: 

• Cambie todas las contraseñas predeterminadas al instalar el sistema.
• Mantenga el firmware y software actualizados con los últimos parches de seguridad, incluido el servidor de aplicación y/o base de datos si son diferentes.
• Use cifrado SSL/TLS para proteger las comunicaciones entre dispositivos.

Mantenimiento insuficiente y falta de capacitación

Los sistemas de control de acceso requieren mantenimiento regular para garantizar su correcto funcionamiento. Además, la falta de formación técnica puede llevar a errores de instalación y configuración. Estas recomendaciones le ayudarán a mitigar posibles reprocesos y sobre costos de mantenimiento: 

• Considere capacitaciones técnicas periódicas a los instaladores e integradores y certificaciones con los fabricantes de los sistemas que implemente o especifique.
• Establezca contratos de mantenimiento preventivo y correctivo con los clientes.
• Mantenga un registro de las incidencias para identificar patrones y mejorar los procesos.

Atención al detalle y comunicación constante con el cliente son la clave

Abordar los problemas más comunes en los sistemas de control de acceso requiere una combinación de planificación, selección de equipos adecuados, capacitación y mantenimiento continuo. Implementar estas prácticas no solo reduce los inconvenientes técnicos, sino que también fortalece la relación entre integradores y clientes al ofrecer soluciones seguras y confiables.

Una configuración adecuada de permisos de acceso es clave para mantener un entorno seguro y eficiente. Al evitar configuraciones genéricas, actualizar constantemente los permisos y utilizar herramientas automatizadas, los integradores y técnicos pueden ofrecer soluciones robustas que minimicen riesgos y maximicen la satisfacción del cliente.

Finalmente, el éxito de un sistema de control de acceso depende de una correcta configuración y una infraestructura sólida. Evitar problemas relacionados con el antipassback y garantizar una infraestructura adecuada no solo mejora la funcionalidad del sistema, sino que también ahorra costos asociados a reparaciones y mantiene a los usuarios satisfechos.