Cómo evitar sobrecostos en la instalación de sistemas de seguridad electrónica

La ejecución de proyectos de infraestructura tecnológica y la instalación de sistemas de seguridad electrónica presentan desafíos que, sin una gestión rigurosa, pueden derivar en desviaciones financieras significativas. En la industria actual, los sobrecostos surgen de manera frecuente debido a la acumulación de fallas, muchas veces de carácter sistémico que incluyen una planificación técnica deficiente, cambios no controlados en el alcance del proyecto y una serie de desconexiones en los procesos operativos. 

Para garantizar la rentabilidad y el éxito a largo plazo, resulta muy importante  abandonar la costumbre de reaccionar de forma reactiva y migrar hacia metodologías predictivas. Abordar este problema requiere dominar tres aspectos  fundamentales: una presupuestación verdaderamente detallada, una comunicación estratégica con el cliente y una anticipación proactiva frente a los imprevistos técnicos.

Analizamos esta temática teniendo en cuenta estos puntos: 

• Presupuestación verdaderamente detallada
• Comunicación clara con el cliente
• Anticipación a los imprevistos técnicos en terreno
• Cálculo correcto de la carga prestacional en un presupuesto
• Margen de contingencia y qué elementos debe incluir 
  
  

Presupuestación verdaderamente detallada

Fuente: concepto.de

Una presupuestación sólida y realista va mucho más allá de calcular el precio de las cámaras, los cables y los paneles de control. Uno de los errores más graves en la estimación financiera es el cálculo incorrecto de la mano de obra, pues frecuentemente se proyectan los gastos basándose solo en el salario nominal del personal, ignorando por completo la carga prestacional.

Esta carga incluye seguros de riesgos laborales, aportes a salud, pensiones y demás beneficios exigidos por la ley, los cuales pueden representar un gran porcentaje adicional sobre el salario base. Omitir este factor matemático asegura que el equipo de instalación opere con pérdidas desde el primer día.

Además, los sistemas de seguridad modernos son complejas infraestructuras de tecnología de la información, lo que acarrea altos costos ocultos. La implementación de estas redes exige presupuestar el mantenimiento de servidores, licencias de software, integraciones de bases de datos y la capacitación técnica del personal, especialmente cuando se integran herramientas de inteligencia artificial.

Para blindar el proyecto ante la incertidumbre, la ingeniería financiera dicta la inclusión de un margen de contingencia, que usualmente oscila entre el diez y el veinte por ciento del valor del contrato. Este margen no es un fondo para cubrir negligencias operativas, sino una reserva calculada meticulosamente, tras un análisis de riesgos, para afrontar escenarios imprevistos documentados.

Comunicación clara con el cliente

Fuente: linkedin.com

El segundo pilar para evitar sobrecostos es mantener canales de información transparentes y gestionar adecuadamente las expectativas del cliente desde el momento cero. Cuando los integradores no delimitan con total precisión los límites del trabajo, se abre la puerta a las fallas en el alcance, un fenómeno ampliamente conocido que consiste en el crecimiento incontrolado y no autorizado de los requisitos a medida que avanza la obra.

Para evitar que solicitudes informales de pequeños ajustes terminen destruyendo el margen de ganancia proyectado, se debe desarrollar un alcance sólido que especifique claramente qué entregables están incluidos y cuáles están explícitamente excluidos del contrato.

Para lograr esto de forma efectiva, es mandatorio estructurar un plan de comunicación formal que oriente cómo y cuándo se transferirán los reportes de avance y las alarmas operativas a los interesados. Cualquier alteración o hallazgo imprevisto en el terreno debe procesarse a través de protocolos formales denominados órdenes o controles de cambio.

Gracias a la tecnología actual, estas autorizaciones pueden gestionarse mediante firmas electrónicas en dispositivos móviles, lo que agiliza el trámite y evita interrupciones costosas en la obra. De igual manera, bajo el actual panorama macroeconómico global, los contratos deben incorporar cláusulas de ajuste de precios que protejan al instalador contra la inflación, las fluctuaciones cambiarias y el encarecimiento repentino de los materiales.

Anticipación a los imprevistos técnicos en terreno

Fuente: genetec.com

La variabilidad en el entorno físico es una regla general en el despliegue de infraestructuras, por lo que anticiparse a los fallos técnicos resulta vital para prevenir la compra de materiales excedentes y el sobreesfuerzo laboral. La herramienta de prevención más importante es el levantamiento de información y el reconocimiento del sitio, un proceso metódico de evaluación presencial que documenta la infraestructura existente, las interferencias de señal, por ejemplo, y la viabilidad del diseño antes de iniciar la instalación.

Para muchos sistemas de seguridad electrónica, el aspecto eléctrico es crucial: prevenir la caída de tensión, un problema severo que ocurre cuando la resistencia del cableado disminuye el voltaje que llega a los equipos, obligándolos a sobreesforzarse y acelerando su degradación térmica. Para evitar que los paneles (acceso, intrusión, incendio) se reinicien o los elementos periféricos fallen, los diseños deben respetar estrictamente el calibre adecuado del cable, y jamás se debe utilizar cable de red estándar para alimentar mecanismos de alto consumo.

Adicionalmente, durante la instalación física se debe prestar atención a los detalles; por ejemplo, en el caso de control de acceso, cuando se instalan cerraduras electrónicas en puertas preexistentes, se debe garantizar una alineación milimétrica de la misma. Cualquier pequeña desviación estructural obliga a los micromotores a trabajar contra la fricción lateral, agotando las baterías rápidamente y fracturando las placas electrónicas. Esto ocasiona reprocesos, inconformidad con el cliente y, por ende, pérdidas económicas para el integrador.

Otro caso, en videovigilancia: al implementar sistemas de videovigilancia IP, el cálculo a la ligera del ancho de banda y el almacenamiento en los discos duros es un camino directo hacia la pérdida de paquetes de datos y retrasos crónicos en la red del cliente. Debido a que la demanda de datos fluctúa según variables como la iluminación, la resolución y la complejidad visual del entorno, los integradores no deben trabajar sobre suposiciones mentales o manuales, y deben emplear plataformas automatizadas de diseño que determinen con alta precisión la capacidad real que exigirá la topología de la red.

Así podríamos tener muchos ejemplos; en nuestra sección PRO de TECNOSeguro podrá encontrar muchas guías sobre buenas prácticas y cómo minimizar errores de instalación en proyectos de sistemas de alarmas para intrusión, videovigilancia, control de acceso, sistemas de detección de incendio y proyectos de integración.

El control de los sobrecostos no depende del azar, sino de las buenas prácticas en metodología y operatividad. Al integrar proyecciones financieras al detalle, mantener un buen control de inicio a fin sobre el alcance del proyecto y aplicar una ingeniería preventiva en cada aspecto técnico, los integradores pueden asegurar la viabilidad económica de sus instalaciones y garantizar un servicio continuo, impecable y altamente satisfactorio para sus clientes.

Cálculo correcto de la carga prestacional en un presupuesto

Para calcular correctamente la carga prestacional en un presupuesto, es muy importante ir más allá del salario nominal del trabajador y contabilizar todas las obligaciones legales y de seguridad social que el empleador debe asumir. Esta carga prestacional incluye las contribuciones obligatorias al sistema de salud, los fondos de pensión, la provisión para cesantías y sus intereses, las primas de servicios, la dotación, las vacaciones remuneradas y los seguros de riesgos laborales.

Dependiendo de la jurisdicción y de las normativas vigentes, todos estos rubros adicionales pueden llegar a representar entre un 30 % y un 50 % extra sobre el salario base del empleado.

El método técnico para estimar este valor consiste en definir y aplicar un "factor de carga", el cual se obtiene al calcular el cociente matemático entre el total real de los costos laborales que asume la empresa y el valor neto que se le paga directamente al trabajador. Por ejemplo, en el caso de técnicos especializados, los seguros y beneficios pueden sumar miles de dólares anuales; por lo tanto, esos sobrecostos deben ser prorrateados y distribuidos obligatoriamente dentro del costo por hora que se le facturará al proyecto.

Adicionalmente, a los porcentajes fijos, un presupuesto laboral detallado debe contemplar entre un 1 % y un 5 % adicional, correspondiente a la peligrosidad de la labor, para cubrir seguros, riesgos laborales o certificaciones que el cliente final exige no presupuestadas, así como el impacto financiero del tiempo inactivo u horas no facturables en las que el personal recibe capacitación técnica.

Ignorar el cálculo de este factor de carga y cotizar basándose únicamente en el salario nominal es un error financiero, ya que garantiza que el departamento de instalación subsidie la nómina y opere sistemáticamente con pérdidas internas desde el inicio del contrato.

Margen de contingencia y qué elementos debe incluir 

El margen de contingencia debe estructurarse a partir de un análisis documentado de riesgos, realizado antes de la aprobación y firma final del presupuesto con el cliente. Su objetivo principal es contemplar reservas financieras para aquellos sectores de la instalación que están sujetos a una mayor variación.

Entre los elementos específicos que debe incluir este margen se encuentran la importación de componentes electrónicos expuestos a fluctuaciones arancelarias y los trabajos civiles que estén sujetos al descubrimiento de condiciones ocultas en el terreno.

Las metodologías óptimas de gestión de proyectos dictan que este rubro debe oscilar entre el 10 % y el 20 % del valor total del contrato, un porcentaje que se define dependiendo del nivel de madurez que tenga el diseño preliminar. Es fundamental destacar que el margen de contingencia abarca únicamente escenarios imprevistos que estén debidamente documentados en el plan de gestión de riesgos, por lo que no debe considerarse como un colchón financiero para absorber negligencias operativas del equipo instalador.