Cómo elaborar mejores ofertas comerciales en proyectos grandes de Seguridad Electrónica

En proyectos de seguridad electrónica, usualmente existen varios procesos en la gestión comercial: la preventa, la venta y la posventa. A medida que las empresas integradoras de soluciones tecnológicas incursionan en proyectos de gran envergadura, también deben fortalecer sus procesos comerciales, involucrando personal altamente calificado en ingeniería para el diseño de soluciones, personal comercial con amplio dominio de la terminología técnica y procesos de soporte con experiencia en servicio técnico y atención de casos.

En esta nota, nos enfocamos en brindar algunos conceptos y recomendaciones para el proceso de preventa y la elaboración de ofertas comerciales de equipos de ingeniería en empresas dedicadas a proyectos que no solo aplican a la seguridad electrónica, sino también a cualquier proceso de ingeniería orientado a la oferta de soluciones técnicas que involucren cualquier tipo de tecnología. Abordamos este tema teniendo en cuenta:

• El tiempo es importante para la elaboración de la oferta.
• Ofertas públicas vs. privadas.
• Consideraciones en proyectos con múltiples sistemas y numerosos equipos.
• Listado BOM.
• Composición mínima de la oferta técnico-comercial.
• Resumen ejecutivo.

El tiempo es importante para la elaboración de la oferta

Seguramente, la mayoría de los ingenieros que hemos trabajado en proyectos de tecnología, especialmente en las áreas comerciales, nos hemos enfrentado alguna vez a la necesidad de realizar ofertas de último momento. Esto puede ser especialmente desafiante cuando se trata de proyectos con un alto valor económico, y a menudo recibimos el mensaje: “¡El cliente no da espera y esa oferta hay que entregarla ya!” Esto sucede casi a diario, y en el sector de la seguridad no es la excepción.

Usualmente, las ofertas de este tipo tienen falencias desde su concepción y, por lo general, presentan vacíos que pueden conllevar a malos entendidos con el cliente final. Peor aún, pueden impedir el cumplimiento del propósito de la solución requerida, llegando incluso a generar problemas legales, multas o sanciones, o a poner en riesgo la viabilidad de la empresa.

Por esto, considerar un tiempo prudente para la generación de ofertas que sean lo suficientemente claras y concretas es el paso inicial de todo proceso de preventa en una estructura comercial enfocada en proyectos. Esto no significa que no haya premura en la elaboración de una oferta o que la presión por el tiempo de entrega no deba existir; sin embargo, la empresa y su equipo comercial deben estar preparados para estas situaciones.

Establecer modelos previos

Una buena estrategia para ganar tiempo en la elaboración de propuestas técnico-comerciales es establecer modelos previos de ofertas que contengan los elementos típicos de los proyectos tecnológicos. Estos modelos pueden incluir valores predefinidos de mano de obra, materiales de infraestructura, costos de importaciones, transporte, viáticos, diseños, entre otros. Al contar con esta base, se facilita la personalización y ajuste de la oferta según las necesidades específicas del cliente, lo que permite reducir el tiempo de respuesta y mejorar la precisión de las propuestas.

Mantener actualizados precios de proveedores. 

Muchos proveedores de equipos y materiales de infraestructura generan listas de precios cada cierto tiempo, incluso cada mes. Mantener estos listados actualizados, en la medida de lo posible, ahorra tiempo. En la cadena de suministro, si el integrador enfrenta presión para entregar una oferta, esta presión usualmente se traslada al proveedor mayorista y, a su vez, al fabricante. Es en ese momento cuando surgen los problemas, en parte porque tanto proveedores como fabricantes no atienden a un solo integrador, sino que deben atender a múltiples integradores, clientes y empresas de diferentes sectores. Esto puede generar demoras y complicaciones en la gestión de las ofertas.

Dividir las cargas de trabajo

El trabajo en equipo es clave en cualquier proceso laboral en donde intervienen personas con tareas o roles asignados, saber repartir las cargas de trabajo es importante pero no es una responsabilidad solo del líder del equipo, también de cada uno de los miembros del equipo ya que cada uno sabe que tanta carga tiene y qué trabajo puede asumir en el tiempo que de se debe. 

Reconocer la capacidad de respuesta

No siempre se puede hacer de todo. Es preferible seleccionar algunas ofertas que el mercado realmente requiere, en lugar de intentar participar en cada proceso u oportunidad de negocio que surge. Priorizar en este aspecto es fundamental; reconocer las capacidades de respuesta del equipo de trabajo antes de caer en el incumplimiento es crucial.

Los equipos altamente efectivos enfocan sus esfuerzos en metas que pueden asumir y cumplir. De lo contrario, el resultado será simplemente hacer ofertas por cumplir, presentando propuestas de cualquier manera solo para entregar algo a tiempo. Esto no contribuye a generar una oferta de verdadero valor para la empresa ni para el cliente final.

Ofertas públicas vs Privadas

En procesos comerciales para proyectos tecnológicos, como los de seguridad electrónica, las ofertas públicas y privadas se diferencian principalmente por su transparencia, regulación y enfoque. Algunas características clave de ambas son:

Ofertas Públicas

Son procesos abiertos que involucran a entidades gubernamentales o instituciones públicas. Estas licitaciones están sujetas a un marco regulatorio estricto para garantizar la transparencia y la igualdad de oportunidades entre los proveedores, se caracterizan por:

• Regulación estricta: Existen normativas locales o internacionales que rigen estos procesos, como las leyes de contratación pública. Las ofertas deben cumplir con criterios establecidos y ser evaluadas bajo parámetros objetivos.
• Transparencia: Toda la información, desde los requisitos hasta los resultados del proceso, se hace pública para asegurar que no haya favoritismo.
• Plazos más largos: Debido a la burocracia y la necesidad de cumplir con normativas estrictas, los tiempos suelen ser más extensos desde la publicación hasta la adjudicación.
• Competitividad: Muchos proveedores compiten para ganar el contrato, lo que puede ser beneficioso para obtener precios más bajos o soluciones más innovadoras, pero puede significar un margen más bajo para las empresas que compiten de forma más agresiva.

Ofertas Privadas

Son procesos cerrados en los que empresas privadas invitan a un número selecto de proveedores a presentar sus propuestas. Estos procesos tienden a ser más flexibles y personalizados, con menos regulación externa que los de carácter público, presentan estas características:

• Menor regulación: No están sujetos a la misma cantidad de regulaciones estrictas que las ofertas públicas, aunque siguen teniendo que cumplir con leyes generales de contratación y cumplimiento normativo.
• Mayor confidencialidad: Los términos y condiciones de la oferta no se hacen públicos, y la empresa contratante puede elegir a los proveedores basándose en relaciones comerciales previas o criterios internos.
• Flexibilidad: Los procesos son más ágiles y flexibles, permitiendo ajustes y negociaciones más rápidas. Esto es beneficioso para proyectos que requieren soluciones altamente personalizadas o innovación tecnológica.
• Relaciones a largo plazo: En este tipo de procesos, las empresas pueden construir relaciones comerciales más sólidas con proveedores de confianza, lo que facilita la colaboración en proyectos complejos de seguridad electrónica.

En este orden de ideas, las ofertas privadas tienden a fomentar una mayor innovación, ya que los proveedores pueden proponer soluciones tecnológicas más avanzadas o disruptivas, mientras que las públicas están limitadas por especificaciones más rígidas.

En proyectos de seguridad electrónica que involucran tecnologías avanzadas, como por ejemplo el reconocimiento facial, sistemas de videovigilancia con alto componente de análisis de video, o sistemas integrados de control de acceso, las ofertas privadas permiten a las empresas seleccionar proveedores que ofrezcan soluciones personalizadas, mientras que las públicas requieren que los proveedores se ajusten a los requisitos preestablecidos.

Ambos tipos de ofertas tienen su lugar en el mercado de la seguridad electrónica, dependiendo del tipo de proyecto, los objetivos y el entorno en el que se desarrollen. Las ofertas públicas tienden a priorizar la igualdad y la transparencia, mientras que las privadas ofrecen flexibilidad y velocidad en la toma de decisiones.

Consideraciones en proyectos con múltiples sistemas y numerosos equipos

En proyecto de gran envergadura de seguridad electrónica pueden intervenir varias tecnologías según el nivel de integración requerido, de este modo podemos considerar que en este tipo de oferta tendremos:

• Sistemas de gestión: Esta sección la componen todos los elementos software y hardware que soportan toda la plataforma del proyecto, como el software VMS, BMS, lineamientos, servidores, monitoreo, etc.
• Comunicaciones: Son todos los componentes activos de red necesarios para la implementación del proyecto, tales como Switches de red, UPS, Routers, Conversores de medios, comunicaciones inalámbricas, entre otros. 
• Sistemas de seguridad: Son los listados de elementos por segmentos como Videovigilancia, Control de Acceso, Alarmas, Detección de incendio etc. Generalmente cada subsistema obedece a un diseño previo.  
• Infraestructura: Específica todos los elementos, materiales, insumos que harán parte de cada subsistema, en este punto conviene separar la infraestructura de cada subsistema de forma independiente.  
• Mano de obra: Al igual que en el caso anterior es conveniente independizar el rubro de mano de obra de instalación técnica y de ingeniería por cada segmento que compone el proyecto. 
• Mantenimiento: Muchas ofertas lo deben incluir por solicitud del cliente final, es poco usual que un proyecto de gran especificación no lo incluya, debido en parte que las condiciones de garantía se deben mantener dada una política clara de servicio de mantenimiento. Usualmente se especifica y se ofertan dos tipos de mantenimiento, el preventivo y correctivo. En algunos casos aplica el mantenimiento predictivo. 
• Costos adicionales de implementación: En este rubro se tiene en cuenta todos los elementos adicionales para poder llevar a cabo el proyecto como elementos de trabajo en altura, personal de SST que debe acompañar el proceso de instalación, insumos perentorios en obra como contenedores, baños portátiles, entre otros, para proyectos de larga duración en campo.
• Costos adicionales de mantenimiento: Generalmente son los costos asociados a elementos de trabajo en altura, personal de SST que debe acompañar el proceso, y puede contener una subcategoría de costos como bolsa de repuestos, que son los elementos susceptibles de cambio por normal desgaste durante la vida útil del proyecto.
• Transporte: Un rubro que usualmente se pasa por alto ya que en proyectos grandes las implementaciones no necesariamente implican que sean en un solo sitio pueden ser múltiples sitios y para ello no solo es importante considerar el costo de desplazamiento de personal técnico, también el de envío de equipos e insumos de infraestructura, tanto para el proceso de implementación como el de mantenimiento. 
• Análisis de rentabilidad: Este análisis es para uso interno del proceso no está explícito en la presentación de oferta, pero es importante considerarlo. Este análisis consiste en estimar la rentabilidad neta que arrojará el proyecto teniendo en cuenta variables como imprevistos, pagos de comisiones o bonificaciones, impuestos, seguros etc. De este modo los equipos de preventa podrán determinar hasta qué punto pueden hacer descuentos o mejorar su margen de precio para hacer más atractiva su oferta.
• Otros costos asociados: Usualmente los proyectos de gran tamaño pueden requerir un proceso de importación, ya sea por medio del distribuidor mayorista o por el mismo integrador, en este punto los costos de nacionalización y transporte de productos del país de origen al destino deben ser considerados, del mismo modo la tasa de cambio de moneda que usualmente es de USD a la moneda local puede variar, y en muchos casos las variaciones se pueden dar de forma abrupta y significativa. Para ello conviene estar alerta de las variaciones de la divisa y tomar acciones preventivas al respecto. 

Listado BOM

Un listado BOM (Bill of Materials) es un documento crucial en la elaboración de ofertas para proyectos tecnológicos, incluidos los diferentes segmentos de la seguridad electrónica. Este listado detalla todos los componentes necesarios para llevar a cabo un proyecto, describiendo cada elemento con precisión.

Usualmente, en la cadena de distribución, son los fabricantes quienes entregan este listado previo a una solicitud del integrador o del distribuidor. Sin embargo, generalmente los fabricantes solo aportan información relacionada con su producto o línea de productos. Esto puede requerir que el integrador complete el listado con otros componentes necesarios para el proyecto, asegurando así que todas las partes estén adecuadamente documentadas y consideradas.

Componentes del Listado BOM

1. Descripción del equipo o componente: Cada componente se describe con detalles claros, como el tipo de equipo (cámaras, sensores, controladores, etc.), marca, y especificaciones técnicas.
2. Cantidad: El número exacto de unidades requeridas para cada componente en el proyecto.
3. Costos Unitarios: Precio de cada componente por unidad, facilitando la proyección de costos totales.
4. Proveedores: Detalle de los fabricantes o distribuidores que suministrarán los componentes. En proyectos grandes, se suelen identificar varios proveedores para asegurar la disponibilidad.
5. Referencia del Producto: Número de parte o referencia técnica, que facilita la identificación precisa de cada material y su pedido.
6. Comentarios o Especificaciones Adicionales: Información relevante para el ensamblaje, instalación o requerimientos de compatibilidad entre los materiales.

Dado lo anterior, podemos decir que el listado BOM (Bill of Materials) es una especie de pre-cotización de equipos que se construye con la información de los diferentes fabricantes y proveedores involucrados. Este proceso, a simple vista, puede parecer un trabajo adicional e innecesario, pero lo cierto es que agrega valor, ya que permite calcular los costos totales del proyecto, lo que es esencial para preparar presupuestos precisos y competitivos en las ofertas. Además, proporciona una lista clara de todo lo que se necesita, lo que ayuda a planificar la compra, el almacenamiento y la entrega de los materiales de manera eficiente.

El listado BOM también contribuye a la reducción de errores; al tener un inventario detallado de todos los componentes, se minimizan los errores en la compra y entrega de los materiales. Del mismo modo, facilita las actualizaciones cuando hay cambios en el proyecto (nuevos componentes o ajustes), ya que el BOM se puede actualizar rápidamente para reflejar estos cambios.

En proyectos de seguridad electrónica, como la instalación de sistemas de videovigilancia, control de acceso o alarmas, un listado BOM es fundamental para asegurar que todos los equipos y materiales necesarios estén contemplados desde el principio, permitiendo así una ejecución fluida del proyecto.

Componentes de la oferta técnico comercial

La oferta técnico-comercial es el documento formal que se presenta al cliente en respuesta a una licitación, solicitud o necesidad específica. Debe equilibrar tanto la parte técnica como la comercial para demostrar no solo la viabilidad técnica del proyecto, sino también su competitividad en términos de costos y condiciones comerciales. La composición mínima de una oferta técnico-comercial de incluir al menos 10 puntos:

1. Portada y presentación

Nombre del proyecto o solución: con los datos de la empresa proponente. Usualmente se emplean plantillas personalizadas o institucionalizadas que identifican a la empresa proponente. Adicionalmente, se deben incluir los datos del cliente o de la entidad que solicita la oferta, así como la fecha de la oferta y un número de referencia de la oferta (si aplica).

2. Índice

Especialmente en proyectos complejos o extensos, un índice que permita la fácil navegación del documento, es útil y genera una buena impresión a quien revisa o califica la oferta.

3. Resumen ejecutivo

Un resumen breve y claro de la oferta, detallando los aspectos clave del proyecto: necesidades del cliente, solución propuesta, y los principales beneficios. Debe enfatizar los aspectos comerciales y técnicos más relevantes.

4. Descripción técnica del proyecto

Debe incluir la descripción detallada del producto o servicio ofrecido, explicando cómo satisface las necesidades del cliente y cómo se ajusta a las especificaciones requeridas. Del mismo modo, se debe aportar la información detallada de los productos, sistemas o tecnologías involucradas. Aquí pueden incluirse características como capacidad, rendimiento, normas técnicas, etc.

En este punto, también se debe incluir la metodología de implementación, que consiste en un breve resumen que explica, en términos generales, los pasos a seguir en el proceso de instalación, puesta en marcha o desarrollo del proyecto.

Otro aspecto a tener en cuenta en este punto es el tiempo estimado para la ejecución del proyecto, desde la firma del contrato hasta la entrega final. Es importante anotar las variables ajenas al proceso del integrador que pueden afectar el curso normal de la implementación, como condiciones climáticas, contingencias por demora en la importación de un producto, o retrasos en obra si se trata de un proyecto que involucra la construcción de un edificio o cualquier infraestructura que no sea responsabilidad del integrador.

Finalmente, se deben documentar las condiciones de soporte técnico, incluyendo detalles sobre los servicios de mantenimiento, asistencia técnica o garantías que se ofrecen.

5. Propuesta económica 

• Con el precio total de la solución o producto, desglosado por partes si es necesario (materiales, mano de obra, software, etc.). 
• Forma de pago: Condiciones de pago (anticipos, pagos parciales, plazos). 
• Términos y condiciones comerciales: validez de la oferta, términos de garantía, y condiciones de negociación.

6. Condiciones legales

Establecer los términos legales que rigen el acuerdo comercial entre el cliente y el proveedor de llevarse a cabo la negociación, como la elaboración de un contrato, seguros y otros acuerdos como los de propiedad intelectual, responsabilidad, etc.

7. Cronograma

Una propuesta de planeación del proyecto sin muchos detalles, pero que incluya los hitos principales de la ejecución, desde el inicio del proyecto hasta su conclusión.

8. Certificaciones y referencias

Incluir certificaciones que respalden la calidad de los productos o la experiencia de la empresa en el campo, como proyectos anteriores o casos de éxito que puedan ser verificables, mostrar ejemplos de implementaciones similares exitosas puede dar confianza al cliente.

9. Conclusión

No necesariamente debe titularse como “Conclusión”. Es un resumen final que refuerce la capacidad técnica y comercial de la propuesta, invitando a continuar con el proceso de adjudicación o conversación.

10. Anexos

Esto puede ser opcional o si el cliente final lo solicita. Se trata de la documentación adicional, como manuales técnicos, fichas técnicas de productos, estudios de caso detallados o diagramas de instalación.

Los puntos anteriores conforman una estructura que permite que el cliente tenga una visión clara tanto del aspecto técnico como del comercial, asegurando que la propuesta sea comprensible, completa y competitiva.

Resumen ejecutivo

Resaltamos la importancia del resumen ejecutivo porque es, quizás, el documento de referencia para las personas que, al final, toman decisiones y consideran atractivas nuestras ofertas. Por lo general, las personas que toman decisiones en la implementación de proyectos grandes tienen un perfil gerencial y/o financiero.

El resumen ejecutivo sirve para atraer la atención del cliente y crear una impresión positiva, facilitando la toma de decisiones rápidas y fundamentadas. Un resumen bien estructurado y convincente puede marcar la diferencia en la adjudicación de un proyecto.

Lo más importante en un resumen ejecutivo es la síntesis, o ser breve, sobre los aspectos más relevantes del proyecto propuesto. Debe resumir en pocas palabras (generalmente entre una y dos páginas) el proyecto, sin incluir demasiados detalles técnicos, pero de manera lo suficientemente clara para captar la atención de directores y gerentes.

Lo que debe contener un resumen ejecutivo

• Introducción: Breve descripción del contexto o problema que enfrenta el cliente.
• Propuesta de valor: Presentación clara de la solución tecnológica que se propone. Aquí se destaca por qué esta solución es adecuada y cómo resuelve el problema.
• Beneficios clave: Subrayar las ventajas principales de la propuesta (ej. mejora en la eficiencia, reducción de costos, seguridad mejorada, retorno de la inversión).
• Impacto y resultados esperados: Describir los resultados tangibles que se esperan, como el ahorro de costos, mejoras en productividad o seguridad, y otros beneficios medibles.
• Resumen financiero: Breve mención de los costos involucrados y el valor que el cliente obtendrá de la inversión.
• Conclusión: Un cierre sólido que reafirme por qué la oferta es la opción ideal, llamando a la acción 

Ejemplos de tips para un resumen ejecutivo en un proyecto tecnológico con enfoque en seguridad electrónica

1. Introducción: "En respuesta a los desafíos de seguridad que enfrenta su infraestructura, nuestra solución propone un sistema integral de control de acceso y videovigilancia avanzado."
2. Propuesta de valor: "Ofrecemos un sistema de videovigilancia adaptable y de fácil crecimiento con base en inteligencia artificial que reduce las falsas alarmas y mejora la capacidad de detección de amenazas en tiempo real."
3. Beneficios clave: "Nuestra solución proporciona una reducción del 50% en el tiempo de respuesta ante incidentes y una mejora del 40% en la eficiencia operativa de su equipo de seguridad."
4. Impacto y resultados esperados: "La implementación de este sistema permitirá optimizar los recursos y mejorar la protección de su infraestructura crítica, garantizando la seguridad de las operaciones diarias."
5. Resumen financiero: "La inversión inicial será de USD 500,000, con un retorno estimado en cinco años a través de la reducción de costos operativos y el aumento en la eficiencia." En este punto se pueden adicionar aspectos llamativos como flexibilización en la forma de pago, y descuentos financieros por pagos de anticipos.