Aplicaciones en control de acceso: Cómo sacar el mejor provecho de su sistema

Aunque las implementaciones de sistemas de control de acceso pueden variar en términos de equipos y tecnologías, el objetivo fundamental de estos sistemas es regular el ingreso y la salida de personas o vehículos a determinados lugares, espacios o sistemas según ciertas premisas. En esta revisión, abordaremos esta temática considerando los siguientes puntos, y en cada uno de ellos proporcionaremos pautas para optimizar el uso del sistema implementado:

• Aplicaciones típicas de control de acceso.
• Control de acceso físico en áreas restringidas.
• Ejemplos de áreas restringidas.
• Control de tiempo y asistencia laborado.
• Control y gestión de visitantes. 
• Ocupación, control de aforo y conteo de personas.
• Control de acceso en servicio por pago.
• Control de acceso vehicular y parking.
• Cómo sacar el mejor provecho al sistema. 
    

Aplicaciones típicas de control de acceso

En el ámbito del control de acceso, existen numerosas aplicaciones, tantas que tratar de agruparlas en una sola nota sería complicado. Sin embargo, podemos mencionar las más relevantes y clasificarlas según el tipo de acceso y el objetivo específico en cada caso. Además, considerando el mundo hiperconectado en el que vivimos, es muy probable que cada implementación de control de acceso pueda ofrecer más beneficios que solo la seguridad, permitiendo optimizar otras áreas y funciones más allá de la seguridad como tal. 

Las aplicaciones más usadas de los sistemas de control de acceso son: 

• Control de acceso físico a áreas restringidas.
• Control de asistencia y/o tiempo laborado.
• Control y gestión de visitantes.
• Ocupación, aforo o conteo de personas.
• Control de uso de servicios por pago.
• Control de acceso vehicular/parking.
• Control de acceso lógico. 

Control de acceso físico en áreas restringidas

Fuente: tier4.com.mx

El control de acceso en áreas restringidas es una de las aplicaciones más comunes y tiene el propósito de limitar el acceso a zonas consideradas altamente seguras, de manejo confidencial, o en las que el libre ingreso podría representar algún nivel de riesgo. Generalmente, este tipo de aplicación se especifica para un flujo de personas limitado, con perfiles de acceso específicos y mecanismos de validación que pueden ser la combinación de varias tecnologías, como biometría, PIN, reconocimiento facial o sistemas multicriterio, también llamados de múltiple factor.

Fuente: TECNOSeguro

Las aplicaciones de acceso físico en áreas restringidas generalmente forman parte de lo que conocemos como anillos de seguridad, situando el sistema de control de acceso como un segundo o tercer anillo de seguridad. En edificios o ambientes industriales, los dos primeros anillos pueden ser cercos, muros o mallas, seguidos por un primer filtro de ingreso, como una portería o recepción.

Así, los anillos de seguridad en construcciones comerciales, corporativas o industriales son:

• El perímetro.
• El acceso al edificio o sitio por entradas peatonales, vehiculares, etc.
• El punto de control específico en áreas internas o el uso de esclusas.

Los mecanismos de control de acceso pueden ser escalables y estar presentes en toda la infraestructura. Generalmente, cuanto mayor es el anillo de protección, más sofisticado es el mecanismo de control de acceso y más restringido está a un número menor de personas.

Por ejemplo, en un edificio corporativo, el primer mecanismo de control de acceso aparece en el segundo anillo de seguridad, como en la recepción. En este punto, el control de acceso es para uso masivo, y los elementos de autenticación suelen ser simples, como el uso de tarjetas de proximidad o el control de visitantes. Sin embargo, para el acceso a oficinas, puede ser necesario que el visitante sea acompañado por alguien autorizado, y se puede implementar el sistema de antipassback. Para acceder a un data center, solo unos pocos usuarios tienen acceso, y se utilizan tecnologías de validación biométrica o de múltiples factores para incrementar el nivel de seguridad.

Ejemplos de áreas restringidas

Algunos ejemplos de aplicaciones de control de acceso en áreas restringidas pueden ser: 

• Data centers.
• Laboratorios especializados.
• Bóvedas / mesas de dinero.
• Puntos de pago o transaccionales.
• Almacenamiento de insumos de alto valor. 
• Armerillos.
• Cuartos de control críticos (subestaciones, maquinaria crítica para la operación, etc.)
• Centrales de control o monitoreo.

Control de tiempo y asistencia laborado

Fuente: solucioneseurosoft.com

Una variante o tipo de control de acceso es el control de tiempo y asistencia. Este tipo de aplicación puede involucrar hardware para el acceso en un punto de control, como lectores de credenciales, electroimanes, o cerraduras eléctricas, o simplemente equipos que actúan como estaciones de registro para las marcaciones de entrada y salida.

El principal objetivo de estos sistemas es generar de forma automática el tiempo de permanencia de las personas dentro de un área de trabajo. Aunque también son comunes las aplicaciones duales, que, además de proporcionar datos sobre el tiempo de permanencia, también sirven para permitir o denegar el acceso físico.

Estas soluciones pueden ir más allá e incluso integrarse con plataformas de software para la gestión de nómina. Se desarrollan con software especializado en análisis de datos de tiempos, teniendo en cuenta la normatividad laboral local. Dependiendo de la necesidad y del presupuesto del cliente final, pueden ser aplicaciones sencillas diseñadas únicamente para el control básico de asistencia.

Cuando las soluciones son especializadas, es posible que se deba desarrollar una integración con aplicaciones de gestión de nómina y programas contables, con desarrollos a medida según los requerimientos del cliente. Sin embargo, estas soluciones pueden implicar un mayor costo y un tiempo de implementación más largo.

Control y gestión de visitantes 

Fuente: freepik.com

En oficinas y edificios corporativos, el control de acceso no solo restringe el paso, sino que también registra automáticamente las entradas y salidas del personal, facilitando auditorías y reportes en tiempo real. Además, algunos sistemas permiten gestionar la entrada de visitantes, otorgándoles accesos temporales o específicos para ciertas áreas.

En cuanto al control y gestión de visitantes, este puede integrarse como un módulo adicional en un sistema de control de acceso físico, utilizando hardware y software especializado en la gestión de visitas. Comúnmente, el hardware adicional para el registro de visitas incluye:

• Lectores de ID o documentos de identificación, de acuerdo con las normativas locales.
• Cámaras de registro.
• Identificadores temporales o adhesivos válidos durante la visita.

Estos elementos se instalan como equipos periféricos en estaciones de trabajo situadas en los puntos de acceso por donde ingresan los visitantes (porterías, recepciones). En estas estaciones también se encuentra el aplicativo cliente del sistema, el cual se comunica con el servidor principal del sistema.

Ocupación, control de aforo y conteo de personas

El control de ocupación, o de aforo y conteo de personas para fines específicos, también puede implementarse con sistemas de control de acceso, aunque en muchos casos se utilizan sistemas de videovigilancia especializados.

Este tipo de aplicaciones se pueden agrupar en:

• Sistemas de conteo de personas para propósitos comerciales.
• Salud pública.
• Seguridad industrial y prevención de riesgos, especialmente en eventos de evacuación.

Control de acceso en servicio por pago

Fuente: imply.com

Son múltiples las aplicaciones en las que el control de acceso se vincula con el control de servicios basados en membresías o pagos previos.

Además del software y hardware para el control de acceso, se desarrollan aplicaciones según el tipo de negocio, de manera que el usuario administrador cuente con una herramienta para validar si la persona que desea utilizar el servicio está habilitada, debido a que ya realizó el pago. De lo contrario, el sistema no permitirá el ingreso. Esto se aplica en múltiples escenarios, como:

• Soluciones combinadas en centros educativos.
• Acceso en gimnasios.
• Hoteles.
• Sitios de coworking.
• Servicios de transporte.

En este punto, el sistema puede ir más allá. Con la integración de dispositivos de reconocimiento facial, el sistema puede identificar si hay una suplantación del abonado real. También se pueden crear mensajes personalizados, como saludos especiales, divulgación de información de interés para el cliente, y generación de informes sobre el uso del servicio. Un administrador puede conocer cuántas veces un cliente deja de asistir y ofrecerle un horario más flexible, evitando que el cliente se aburra y deje de usar el servicio.

Control de acceso vehicular y parking

Fuente:. gerencia.cl

El control de acceso vehicular se puede implementar de manera similar al control de acceso peatonal; sin embargo, las alternativas de validación pueden estar enfocadas en el vehículo o en la persona, utilizando mecanismos similares de validación. Además, el control de acceso vehicular puede estar orientado únicamente al acceso o también al cobro por el uso del estacionamiento.

Cuando el sistema debe incorporar soluciones para la gestión de cobro, debe ser mucho más robusto e incluir otro tipo de aplicaciones y hardware. Generalmente, estas soluciones se denominan sistemas de gestión de estacionamientos o "parking". En estos sistemas se involucran:

• Estaciones de pago automáticas y manuales con múltiples opciones de pago.
• Sistema de ubicación del vehículo mediante la integración de video y ALPR (Reconocimiento Automático de Matrículas).

Al igual que en el caso anterior, el sistema de control de acceso puede proporcionar información valiosa que puede ser utilizada con fines comerciales, como la frecuencia de visita al sitio, el tiempo de permanencia, los días en que un usuario frecuenta el lugar con mayor regularidad, y sus preferencias de estacionamiento, entre otros datos.

Cómo sacar el mejor provecho de un sistema de control de acceso

En cada uno de los casos mencionados anteriormente, podemos observar algunas pautas para aprovechar al máximo los sistemas de control de acceso y la información que estos brindan. Sin embargo, hay tres factores clave que consideramos importantes y que pueden ser el punto de partida para generar un mayor valor por la inversión en un sistema de control de acceso:

Integración 

La integración con otros sistemas de seguridad es crucial; asegúrate de que el sistema de control de acceso esté vinculado con cámaras de videovigilancia, alarmas y sistemas de detección de intrusos. Esto ofrece una visión más completa y permite reaccionar más rápidamente ante eventos de seguridad.

En términos de BI (Business Intelligence), las integraciones y desarrollos a medida mediante API abren un abanico de opciones. Por lo tanto, elaborar una lista previa de “deseos” no está de más. Partiendo de esta lista, el siguiente paso es definir el diseño de la solución. Hacer que el proyecto sea escalable, considerando sistemas y tecnologías con protocolos abiertos y fabricantes que realmente permitan la integración con terceros, es clave.

Monitoreo y análisis de datos

Aprovecha las capacidades de auditoría y análisis que ofrece el sistema, como informes de acceso en tiempo real y patrones de uso. Estos datos permiten optimizar la asignación de recursos y detectar comportamientos inusuales o sospechosos, sin necesidad de hacer inversiones o desarrollos adicionales.

La experiencia nos muestra que muchos usuarios adquieren plataformas muy robustas de control de acceso y solo las utilizan para abrir o cerrar puertas. En numerosos proyectos, encontramos configuraciones por defecto de fábrica, como los horarios; por ejemplo, se usa el mismo horario para todo.

Educación y capacitación del personal

El punto anterior nos lleva a este: es muy importante que el usuario final se asegure de que todos los responsables del sistema comprendan cómo usarlo correctamente, ya que esto reducirá los errores, mejorará la seguridad general y generará ideas sobre cómo el sistema puede aportar valor a la empresa y a los procesos. Para ello, es crucial seleccionar un buen proveedor que, más allá de vender, ofrezca asesoría constante sobre nuevas funcionalidades, actualizaciones y oriente al cliente de manera sensata.

Mantenimiento y actualización continua

Mantener el software del sistema actualizado, depurar las bases de datos y revisar regularmente la configuración de seguridad son tareas clave. Las actualizaciones no solo mejoran el rendimiento, sino que también corrigen vulnerabilidades que podrían ser explotadas. Evolucionar y combinar métodos como tarjetas de proximidad, biometría y credenciales móviles mejora significativamente la seguridad. Implementar el acceso multifactor minimiza el riesgo de que personas no autorizadas accedan a áreas restringidas.