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Viernes, 23 Octubre 2020

Aspectos clave a tener en cuenta para la emisión de credenciales en el sector gobierno

Escrito por  Hildebrando Durán Santos, gerente de Desarrollo de Negocios LAM de la división de impresión de documentos de HID Global.

La automatización y eficiencia de los procesos son objetivos primordiales de todos los gobiernos; cuando se trata de la automatización del acceso mediante credenciales físicas deben tenerse en cuenta varios aspectos que permitan a los administradores tomar la mejor decisión. 

Aspectos clave a tener en cuenta para la emisión de credenciales en el sector gobierno Fuente: HID Global

El presupuesto es un tema sensible para cualquier organización, pero si hablamos del sector gobierno y de los recursos públicos, lo es mucho más. Por esta razón quiero abordar un tema que compromete a todos los países del mundo: identificaciones.

Una mala decisión en un proyecto de emisión de credenciales puede desencadenar en millonarias pérdidas para las arcas públicas y, peor aún, perjudicar a los ciudadanos.

Si bien el mundo avanza cada vez más hacia una era digital, el documento físico sigue siendo muy utilizado: tarjetas de identidad (ID), pasaportes, licencias de conducción son algunos ejemplos. 

La forma de emisión de este tipo de documentos se ha modernizado en los últimos años, por eso es clave que las personas responsables de estos proyectos conozcan a fondo los detalles de este proceso para evitar desaciertos.  

Una solución para cada tipo de proyecto

Lo primero a tener en cuenta en un proyecto de emisión de credenciales para el sector gobierno es identificar las necesidades de cada institución.

A menudo, las entidades se pierden entre las diversas alternativas que hay en el mercado para la emisión de documentos y no saben si usar impresión láser con máquinas de gran tamaño o soluciones con técnicas avanzadas de tintas y cintas a color en máquinas tipo escritorio.

Por esta razón separamos las soluciones de emisión en dos grupos: 

  1. El primero relacionado con la producción de pasaportes o documentos de identificación. Para este fin se utilizan máquinas de emisión de gran tamaño y escalables (portafolio centralizado), ideales para agregar funciones sofisticadas de seguridad a los documentos.
  2. En el segundo grupo están las impresoras de menor tamaño (portafolio desktop) que les permiten a los gobiernos locales obtener credenciales en el sitio con mayor agilidad, eficiencia y calidad en imagen. 

Apropiadas para el resto de documentos como libretas militares, licencias de conducción o los mismos gafetes para los empleados de la institución. 

Dicho esto, las entidades deben identificar sus necesidades teniendo en cuenta aspectos como la seguridad, la durabilidad, la personalización del documento y los volúmenes de impresión

Analizar estos factores con detenimiento garantizará una autenticación correcta al portador, con independencia del tipo de tarjetas, sustrato o técnica que se utilice para personalizar el documento. 

¿Qué elementos de seguridad debe tener un documento ciudadano?  

El gobierno es uno de los sectores con mayor número de herramientas sofisticadas de seguridad de identidad física para la protección de datos sensibles. 

La seguridad de una credencial no sólo radica en lo que se nota a primera vista, como la foto o el nombre del usuario, sino en la incorporación de un sinfín de características que van desde microtextos u hologramas hasta otras propiedades sofisticadas como el grabado láser, a veces requeridas incluso por las herramientas forenses

El grabado láser en policarbonato tiende a ser la técnica más robusta y segura para personalizar documentos de identidad. No obstante, se recomienda evaluar otros requerimientos en agilidad, volumen de impresión, flexibilidad y factores económicos a largo plazo para elegir la mejor solución.

Así pues, los elementos de seguridad que un gobierno municipal o nacional incluya van a ser los que definan qué tan vulnerables serán los documentos a riesgos como el robo de identidad o fraude. 

Cabe mencionar que la tendencia actual es unificar la identidad física con la digital. Ya en América Latina se están produciendo pasaportes con chip o algún elemento electrónico con información encriptada y segura para identificar a una persona. 

Finalmente, a la par de la seguridad física y digital, es importante destacar también el factor de la durabilidad, ya que algunos documentos deben tener una vida útil entre 5 y 10 años. 

La Organización de Aviación Civil Internacional (ICAO), una agencia especializada de las Naciones Unidas para la aviación civil, define por ejemplo que la vida útil de un pasaporte es de 10 años. 

Consecuencias negativas de una mala selección  

Independientemente del tipo de proyecto (nacional o regional), siempre habrá sobrecostos, que pueden aparecer tanto en el mediano como en el largo plazo por causa de reparaciones, mantenimientos y compra de insumos innecesarios.

Aquí aplica el famoso refrán “lo barato sale caro”. Con soluciones económicas es probable que haya dilataciones en el proceso, procedentes de fallas relacionadas con la integración entre el software y el hardware o directamente con la calidad del producto. 

Estas deficiencias no solo tienen consecuencias económicas, sino que también inciden en la agilidad del proceso de emisión, y es allí donde el usuario final es el más afectado. 

Por diferentes razones, los gobiernos tienen fechas difíciles. Es en esos momentos cuando el buen rendimiento de las soluciones es clave. Imaginemos una falla en el sistema en pleno fin de año, con largas filas de ciudadanos que tienen la necesidad de renovar sus licencias de conducir porque se vencen en enero.

Por eso es crucial establecer bien los tiempos de un proyecto y no ejecutar simplemente por cumplir con un itinerario. 

¿Cuál es el papel de proveedor de la solución de emisión?  

Además de exponer riesgos financieros y operativos, recurrir a soluciones de bajo costo atenta contra la estabilidad de todo el proyecto. A veces se arman soluciones con equipos económicos, pero al momento de las fallas no hay quién responda. 

De ahí la importancia de contar con un proveedor de soluciones (integrador o fabricante) confiable que asegure una integración entre los elementos del sistema. 

Las entidades de gobierno (llámese Registro Civil, Fuerzas Armadas o Ministerio de Transporte) deben cerciorarse de que los proveedores cuenten con un enfoque colaborativo para acompañar a la entidad y entender lo que necesita con respecto a identidad y autenticación, más allá de los productos 

A la hora de emitir un documento físico, es necesario contar con opciones en portafolio que se adapten a la necesidad de cada gobierno. Hay entidades que requieren entregar documentos con altos estándares en seguridad en menos de 24 horas desde un único lugar; otras que prefieren flexibilidad y optan por distribuir puntos de emisión a lo largo del territorio sin sacrificar dichos estándares. 

Para lograrlo, conviene trabajar con soluciones abiertas y compatibles en el mercado (por ejemplo, a nivel software) para facilitar la personalización de las características que cada gobierno requiera en sus documentos.

El objetivo de un buen proveedor no es sólo dar una consultoría, sino propiciar una relación cercana y objetiva que permita integrar las soluciones disponibles en el mercado. De esta manera, abordar correctamente las necesidades de cada entidad gubernamental. 

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